Меню

Разработка должностной инструкции секретаря руководителя

Разработка должностной инструкции секретаря руководителя

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 N 37) относит должность секретаря руководителя к категории технических исполнителей. Многие считают эту работу одной из самых простых. Однако не стоит питать иллюзий. В одних образовательных учреждениях, действительно, достаточно просто принимать посетителей и отвечать на телефонные звонки. В других – секретарь планирует расписание руководителя образовательной организации, ведет различную документацию, выполняет отдельные поручения своего шефа и т.д. Все зависит от размера и специфики деятельности организации, выработанных личностных особенностей работы руководителя и сложившимся взаимоотношениям «руководитель-секретарь». Иными словами, профессиональные задачи и функции секретаря в значительной степени определяются направлением и спецификой деятельности организации, ее культурными традициями, стилем работы руководителя и некоторыми другими факторами.

По мнению специалистов, квалифицированный секретарь освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвертому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов.

На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. Указанные требования являются рекомендательными.

Секретарь руководителя должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации; структуру и руководящий состав организации и ее подразделений; организацию делопроизводства; правила оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования оргтехникой; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы служебной этики, правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации компьютерной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя образовательной организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Как правило, секретарь руководителя непосредственно подчиняется своему руководителю, хотя может состоять в штате другого структурного подразделения.

Должностные обязанности и квалификационные требования к должности секретаря описаны в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей), утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

Должностные обязанности секретаря

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Принимает поступающую на его рассмотрение корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. Подготавливает документы и материалы, необходимые для его работы. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до сведения руководителя информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательной организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Как видно, список обязанностей секретаря руководителя достаточно большой и требует много времени на их качественное выполнение.

Права и ответственность секретаря руководителя

Секретарь руководителя образовательной организации несет персональную ответственность за:

1) осуществление возложенных на него должностных обязанностей;

2) организацию своей работы и работы руководителя, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности;

3) соблюдение правил внутреннего распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности;

4) ведение документации, предусмотренной должностными обязанностями;

5) оперативное принятие мер, включая своевременное информирование руководства, по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и иных правил, создающих угрозу деятельности образовательной организации, его работникам и иным лицам (пациентам, посетителям и др.).

За нарушение законодательных и нормативных актов секретарь руководителя может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной и административной ответственности.

Секретарь руководителя имеет право:

1) вносить предложения по вопросам организации и условий труда;

2) пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей;

3) проходить в установленном порядке аттестацию с правом на получение соответствующего квалификационного разряда;

4) повышать свою квалификацию.

Секретарь руководителя образовательной организации пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

Содержание некоторых аспектов деятельности секретаря руководителя

Планирование рабочего времени секретаря полностью зависит от стиля работы руководителя. Порядок и технология выполнения секретарем своих должностных обязанностей определяются особенностями работы руководителя и культурными традициями образовательной организации. Понятно, что профессиональный секретарь в своей работе обязан учитывать личные привычки и предпочтения своего шефа.

Секретарь – это «лицо организации». Он – одно из первых лиц, с которым сталкиваются посетители, обращающиеся в организацию по различным вопросам. Как известно, первое впечатление складывается в очень короткий временной промежуток, но является весьма устойчивым. От работы, поведения секретаря, его отношения к людям и даже от внешнего вида, улыбки, тембра голоса зависит впечатление об организации в целом. Это впечатление дает себя знать в процессе общения и с другими сотрудниками организации.

Секретарь является связующим звеном между руководителем и коллективом. Поручения и замечания, передаваемые руководителем через своего секретаря, воспринимаются сотрудниками иначе. Это можно объяснить тем, что секретарь занимает достаточно специфичную должностную позицию. С одной стороны, он работает в тесном контакте с руководителем, располагает большим объемом информации, передает поручения от его имени, но не обладает компетенцией и полномочиями начальника. С другой, он является членом коллектива, но его рабочее место находится несколько обособленно и он не имеет права оставить работу на длительный период. Это позволяет ему избегать мелких производственных конфликтов и держать нейтралитет в сложных ситуациях. Но, работая рядом с руководителем, секретарь не занимает значительной должностной позиции и обязан соблюдать правила субординации не только по отношению к своему руководителю, но и к другим специалистам, занимающим более высокие должности.

Роль секретаря в управленческом процессе

Секретарь отвечает за организационно-техническое обеспечение административно-управленческой деятельности руководителя, что является частью управленческого процесса организации. Секретарь как ответственный исполнитель обеспечивает принятие руководителем качественных управленческих решений и их своевременное доведение до исполнителя, контролирует соблюдение установленных руководителем сроков исполнения, принимает участие в документировании результатов исполнения специалистами организации поручений руководителя.

Руководитель организации принимает решение на основании поступающей к нему информации. Часть информации, в т.ч. в задокументированной форме, поступает к руководителю непосредственно через секретаря. От полноты объема этой информации, ее оперативности и достоверности зависит качество принимаемого руководителем управленческого решения.

На качество административно-управленческой деятельности оказывают влияние также систематизация и оформление представляемой информации. Именно секретарь отвечает за качество оформления документов, поступающих на подпись руководителю от специалистов образовательной организации, подбирает дополнительную информацию в сопровождение этих документов, строго соблюдает сроки подачи документов на доклад, устно передает руководителю другую необходимую информацию.

Принятое руководителем решение может быть оформлено в виде резолюции на документе или отдельным распорядительным документом, например приказом. Секретарь принимает непосредственное участие в подготовке этих документов, печатая их или проверяя правильность оформления при предоставлении проекта документа непосредственным исполнителем.

В процессе подготовки управленческого решения могут проводиться совещания (педагогические, научные, ученые советы, коллегии, заседания различных комиссий и т.д.), работу которых чаще всего протоколирует секретарь. Он же знакомит исполнителей с принятыми по результатам работы коллегиальных органов решениями. Секретарь отвечает за своевременное и полное доведение содержания и сроков исполнения поручений руководителя (вне зависимости от вида их оформления) до ответственных исполнителей.

Читайте также:  Инструкция raymarine axiom 9

Секретарь осуществляет контроль за сроками исполнения поручений и докладывает руководителю о ходе исполнения принятых им решений. В обязанности высокопрофессионального секретаря входит контроль не только по срокам, но и по содержанию исполнения поручения.

Результат исполнения ответственными лицами поручений руководителя может быть оформлен документально. Соответствие оформления итогового документа правилам делопроизводства проверяется секретарем. Он же отвечает за своевременное сообщение итогов выполненного поручения заинтересованным лицам.

Секретарь руководителя участвует в каждом этапе управления, начиная от подготовки управленческого решения и заканчивая контролем его исполнения. От ответственности, организованности, оперативности и компетентности секретаря зависит эффективность административно-управленческого процесса в любой образовательной организации.

Список использованной литературы:

1. Афонина Е. 5 мифов о работе секретаря // Обучение & карьера. 2012. N 6. с. 28-29.

2. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей), утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

3. Мурнина И.В. Каков секретарь, таковы и порядки в организации.

4. Справочник кадровика: Сборник должностных инструкций. М.: ИНФРА-М, 2004. 576 с.

Публикация актуальна на 02.11.2018 (дата последней сверки).

Источник публикации: журнал «Управление образовательной организацией».

Источник



Должностная инструкция секретаря руководителя

Должностная инструкция секретаря руководителя играет роль приложения к трудовому договору. Это правовой документ, в котором определен спектр рабочих параметров специалиста: от его должностных обязанностей до прав, которыми он обладает. Все это требует от работодателя тщательного подхода к корректности формулировок и точности содержания инструкции.

Образец должностной инструкции секретаря руководителя

1. Общие положения

  1. Секретарь руководителя нанимается на должность и освобождается от неё директором организации.
  2. Секретарь руководителя находится в его оперативном подчинении.
  3. Лицо, претендующее на данную должность, должно соответствовать следующим квалификационным признакам:
    • высшее образование;
    • опыт работы в сфере помощи руководителю от 1 года;
    • знание принципов эксплуатации оргтехники и соответствующего программного обеспечения;
    • владение навыками стенографии;
    • знание английского языка не ниже уровня Advanced.
  4. Во время отсутствия обязанности секретаря возлагаются на ассистента руководителя.
  5. Секретарь руководителя обязан знать:
    • действующие в организации правила делопроизводства;
    • правила проведения деловых встреч и переговоров;
    • нормы встреч с зарубежными партнёрами;
    • правила делового этикета;
    • соответствующее программное обеспечение;
    • английский язык на уровне, достаточном для помощи руководителю в общении с зарубежными контрагентами;
    • руководящую структуру организации и её основной кадровый состав;
    • основы стенографии;
    • нормы русского языка на уровне, достаточном для проверки корректности документации;
    • правила использования офисного оборудования;
    • востребованные офисные программы;
    • принципы соблюдения действующих норм безопасности;
    • правила общения со входящими звонками, электронной почтой и бумажной корреспонденцией.
  6. Секретарь руководителя в своей работе руководствуется:
    • актуальными нормами и законами;
    • документами организации;
    • разделами данной инструкции.

2. Функции

На секретаря руководителя возлагаются следующие обязанности:

  1. Помощь руководителю в ведении деловых встреч и переговоров, в том числе с иностранными партнерами.
  2. Взаимодействие с секретарями других топ-менеджеров по вопросам организации совместных встреч руководителей.
  3. Организация значимых звонков для руководителя.
  4. Помощь для руководителя в ведении деловой переписки.
  5. Выстраивание оптимального рабочего графика руководителя.
  6. Ведение списка посетителей и организация их приема.
  7. Ведение записей в ходе встреч и переговоров, а также составление итогового отчета.
  8. Ведение соответствующей должностной документации.
  9. Донесение до соответствующих сотрудников организации распоряжений руководителя.
  10. Выполнение деловых распоряжений руководителя.
  11. Сбор требуемых руководителем данных у сотрудников организации и их первичная обработка.
  12. Мониторинг ситуации с поддержанием порядка в кабинете руководителя.
  13. Обеспечение кабинета руководителя канцелярскими принадлежностями и необходимыми для его работы вещами.
  14. Сопровождение руководителя в служебных поездках и командировках.

3. Ответственность

Секретарь руководителя может привлекаться к ответственности в следующих случаях:

  1. За разглашение конфиденциальной информации третьим лицам — в границах, которые обозначены в соответствующих нормах законодательства.
  2. За невыполнение своих должностных обязанностей и другие служебные нарушения — в тех пределах, которые даны в трудовом законодательстве.
  3. За совершенные в ходе выполнения рабочих функций правонарушения — в соответствии с нормами законодательства.

4. Права

Секретарь руководителя владеет следующим комплексом прав:

  1. Доносит до руководителя информацию о возможностях улучшения рабочих процессов.
  2. Получает для руководителя документы и информацию от других сотрудников организации.
  3. Отслеживает ситуацию с выполнением распоряжений руководителя его подчиненными.
  4. Подписывает деловые документы в сфере своей ответственности.
  5. Замещает руководителя на деловых встречах по его поручению.
  6. Требует от руководства поддержания условий, необходимых для высокоэффективной рабочей деятельности.
  7. Получает премии и льготы в соответствии с правилами организации.

Для чего применяется деловая инструкция

Деловая инструкция используется для разъяснения понятия «трудовая функция», порядок включения которой в трудовой договор закреплен в ст. 57 ТК. Документ позволяет конкретизировать основные атрибуты трудовой деятельности сотрудника.

Для работодателя должностная инструкция дает возможность расписать должностные функции работника, определить его ответственность и права на работе.

Сотруднику документ позволяет спокойно планировать рабочий процесс, не опасаясь возможной дополнительной нагрузки.

Для обеих сторон это повышает эффективность рабочих процессов и снижает вероятность трудовых споров. Помимо этого, как правовой документ, должностная инструкция может использоваться в трудовых и административных спорах, а также в юридических разбирательствах.

Важно! Есть два подхода в составлении должностной инструкции: «под работника» или «под должность». В первом случае документ составляется в индивидуальном порядке, а во втором — подойдет для любого кандидата на данную позицию.

Составление должностной инструкции секретаря руководителя

Сейчас должностная инструкция входит в состав типового пакета трудовой документации у большинства работодателей. Являясь юридически значимым документом, она требует большого внимания к корректности своего оформления и содержания. Хотя форма должностной инструкции и сейчас не определена в трудовом законодательстве, большинство компаний руководствуется определёнными стандартами её составления. Типовая инструкция состоит из 4 частей, расписывающих основные атрибуты любой должности:

  • Общий раздел.
  • Функции.
  • Ответственность.
  • Права.

Дополнительно компании могут включать и разделы, в которых описаны условия работы, критерии оценки качества работника и основные должностные взаимосвязи. Чем крупнее работодатель и чем больше у него сотрудников, тем популярнее включение данных разделов, которые позволяют подробно расписать дополнительные моменты, избавляя от необходимости личных разъяснений.

Общая часть

В данной части даны требования по квалификации сотрудника, порядке его трудоустройства и другим базовым рабочим аспектам. Большую роль тут играют требуемые от секретаря навыки, которые должны включать стенографию, владение оргтехникой и соответствующими компьютерными программами. В требованиях к навыкам работодатель может опираться на профстандарты, порядок применения которых оговорен в ст. 195.3 ТК. Даже если профстандарт носит рекомендательный характер, то из него можно заимствовать много полезной информации.

Важно! Если список обязанностей руководителя включает встречи с зарубежными партнёрами, а также коммуникацию на иностранном языке (документация, конференции и пр.), то логично в квалификационные требования включить пункт о владении соответствующим иностранным языком.

Функции

Данная часть отведена под список должностных обязанностей, которые исполняет сотрудник. Для секретаря этот список типовой, но в него могут включаться и такие пункты, как перевод деловой корреспонденции и помощь руководителю в зарубежных поездках. Функции желательно соотносить со списком навыков, которые даны в предыдущем разделе.

Ответственность

В данной части документа перечислен список случаев, когда сотрудник может быть привлечен к ответственности. Обычно сюда включают 3-4 пункта, отдельно дополняемых для некоторых должностей пунктом об ответственности за раскрытие внутренней информации.

Меры наказания даны в максимально общей форме, так как конкретная ответственность наступает лишь после административных и судебных разбирательств.

Права

Данная часть отведена под описание комплекса прав секретаря. Обычно прав типовые, но могут быть расширены, в связи со спецификой конкретной работы.

После составления текста должностной инструкции её согласовывают с юристами и сотрудниками кадрового подразделения. Далее её содержимое утверждает руководитель организации. На следующем этапе инструкция оформляется как официальный документ и выдается для ознакомления сотруднику. Заключительным этапом введения в действие инструкции является проставление подписей. Обязательны подписи главы организации и самого сотрудника. Необходимость подписей остальных лиц определяется правилами документооборота организации.

Источник

Примерная форма должностной инструкции секретаря руководителя (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

[ организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия ]

[ должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию ]

[ число, месяц, год ]

Должностная инструкция секретаря руководителя

[ наименование организации, предприятия и т. п. ]

ГАРАНТ:

См. Справку по теме: «Должностные инструкции руководителей, специалистов, работников и порядок их составления» и Список должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н, и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

Читайте также:  Платье трансформер эйвон инструкция

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (бакалавриат), без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование (программы подготовки специалистов среднего звена) и стаж выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации не менее 2 лет.

1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

1.4. Секретарь должен знать:

— специфику основной деятельности организации;

— функции, задачи, структуру организации, ее связи по вертикали и горизонтали;

— распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;

— правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права);

— действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

— руководящий состав организации и ее подразделений, ограничения зон ответственности руководящего состава;

— образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности;

— принципы и правила планирования рабочего времени;

— правила постановки целей;

— правила проведения деловых переговоров;

— правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;

— правила поддержания и развития межличностных отношений;

— правила защиты конфиденциальной служебной информации;

— порядок подготовки и проведения командировок;

— порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;

— этику делового общения;

— правила организации приема посетителей;

— правила организации приемов в офисе;

— этикет и основы международного протокола;

— правила сервировки чайного (кофейного) стола;

— правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;

— комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;

— правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;

— составление сметы расходов;

— основы написания речей и докладов руководителя;

— общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;

— принципы, способы информирования сотрудников;

— инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур;

— правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов);

— виды документов, их назначение;

— основы документной лингвистики;

— грамматические правила русского языка;

— правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего);

— правила подписания и утверждения документов;

— правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;

— современные информационные технологии работы с документами;

— правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

— правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;

— правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

— правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;

— системы электронного документооборота;

— виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления;

— порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел;

— правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

— правила выдачи и использования документов из сформированных дел;

— правила подготовки и передачи дел в архив организации;

— особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;

— состав внешних информационных потоков;

— состав внутренних информационных потоков;

— особенности формирования баз данных в организации;

— современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков;

— методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;

— классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;

— формы предоставления управленческой информации;

— источники управленческой информации;

— методику отбора источников информации;

— требования, предъявляемые к управленческой информации;

— правила делового общения;

— правила речевого этикета;

— особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);

— основы управления временем;

— телефонные контакты руководителя;

— основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;

— основы эргономики офиса и флористики;

— стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений;

— состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;

— требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты.

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю организации.

1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

На секретаря возлагаются следующие должностные обязанности:

2.1. Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя.

2.2. Внесение информации в планировщик (органайзер).

2.3. Согласование с руководителем временных планов.

2.4. Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками.

2.5. Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий.

2.6. Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий.

2.7. Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций.

2.8. Выбор и оформление планировщика секретаря.

2.9. Ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе).

2.10. Согласование планов с планами и сроками работы руководителя.

2.11. Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу).

2.12. Перенесение невыполненных запланированных задач.

2.13. Выполнение типичных ежедневных дел.

2.14. Ведение базы телефонных контактов руководителя.

2.15. Соединение руководителя с конкретными абонентами.

2.16. Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя.

2.17. Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков.

2.18. Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам.

2.19. Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

2.20. Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров.

2.21. Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.

2.22. Подготовка проекта служебного задания руководителя.

2.23. Подготовка проекта приказа о служебной командировке.

2.24. Выписка командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости.

2.25. Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта.

2.26. Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя.

2.27. Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий.

2.28. Подготовка документов к поездке руководителя.

2.29. Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки.

2.30. Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта.

2.31. Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке.

2.32. Организация личного приема посетителей руководителем.

2.33. Установление порядка приема для различных категорий посетителей.

2.34. Ведение журнала предварительной записи на прием.

2.35. Регистрация посетителей.

2.36. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации.

2.37. Организация приема деловых партнеров в офисе.

2.38. Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе.

2.39. Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе.

2.40. Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.

2.41. Подготовка повестки дня мероприятия.

2.42. Оформление списка участников мероприятия.

2.43. Информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия.

2.44. Выбор места и времени проведения мероприятия.

2.45. Подготовка предварительной сметы расходов.

2.46. Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии.

2.47. Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков.

2.48. Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия.

2.49. Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия.

2.50. Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз.

2.51. Решение вопросов технического оснащения мероприятия.

2.52. Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов.

2.53. Организация подготовки президиума и рабочих мест участников.

2.54. Организация встречи и регистрация участников мероприятия.

2.55. Ведение протокола мероприятия.

2.56. Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз.

2.57. Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения.

2.58. Документальное оформление решений руководителя.

2.59. Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя.

2.60. Координация деятельности по исполнению решений руководителя.

2.61. Ведение срокового текущего и предупредительного контроля.

2.62. Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок.

2.63. Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя.

2.64. Фиксация исполнения поручений.

2.65. Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя.

2.66. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.

2.67. Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда.

2.68. Организация оформления интерьера приемной руководителя.

2.69. Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой.

Читайте также:  Мазь стоп моллюск инструкция

2.70. Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами.

2.71. Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой.

2.72. Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания.

2.73. Разработка должностной инструкции секретаря.

2.74. Разработка положения о секретариате.

2.75. Разработка инструкции по делопроизводству.

2.76. Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки).

2.77. Печать служебных документов и других материалов.

2.78. Размножение служебных документов.

2.79. Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).

2.80. Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов.

2.81. Подготовка документов для рассмотрения руководителем.

2.82. Учет документов, поступающих на имя руководителя.

2.83. Организация доставки документов исполнителям.

2.84. Создание и ведение базы данных документов руководителя.

2.85. Ведение информационно-справочной работы.

2.86. Контроль исполнения документов и поручений руководителя.

2.87. Разработка разделов номенклатуры дел организации.

2.88. Формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения.

2.89. Подготовка и передача дел в архив организации.

2.90. Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

2.91. Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации.

2.92. Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате.

2.93. Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных.

2.94. Формирование и использование баз данных в организации.

2.95. Информирование работников организации о решениях руководителя.

2.96. Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации.

2.97. Оповещение работников о предстоящих мероприятиях.

2.98. Организация встреч трудового коллектива с руководством.

2.99. Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

Секретарь имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. На оплату дополнительных расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию в случаях повреждения здоровья вследствие несчастного случая на производстве и получения профессионального заболевания.

3.3. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам и т. д.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.5. Получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.

3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. [ Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации ].

Секретарь несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

4.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [ наименование, номер и дата документа ].

Руководитель кадровой службы [ инициалы, фамилия, подпись ]

[ число, месяц, год ]

[ должность, инициалы, фамилия, подпись ]

[ число, месяц, год ]

С инструкцией ознакомлен: [ инициалы, фамилия, подпись ]

[ число, месяц, год ]

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Купить документ —> Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма должностной инструкции секретаря руководителя

Разработана: Компания «Гарант», август 2020 г.

Источник

Prom-Nadzor.ru

Вы здесь

Должностная инструкция секретаря руководителя

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция
секретаря руководителя [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [вписать нужное].

1.4. Секретарь должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;

— положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;

— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

— методы оформления и обработки документов;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы административного права и законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю [предприятия, структурного подразделения].

1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

2.17. [Вписать нужное].

III. Права

Секретарь имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. [Вписать нужное].

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Источник