Пошаговая инструкция виртуального склада

Настройка Виртуального склада

01 апреля 2018 года в эксплуатацию введен модуль информационной системы «Электронный счета фактуры» — «Виртуальный склад». ВС позволяет контролировать движения товаров от момента их закупки (импорт, производство на территории Казахстана), до реализации конечному потребителю.

Виртуальный склад настроен таким образом, что без оприходования товаров на склады ВС, его реализация невозможна. То есть, если у вас, есть товар, который входит в определенный перечень товаров для ВС, но он не оприходован на портале складов, то какие-либо манипуляции с товаром, то есть его реализация, невозможны.

На данный момент, не все налогоплательщики обязаны вести учет товаров в ВС. Пока, это ограниченный перечень товаров. В соответствии с Приказом №384 от 23 апреля 2019 года, с виртуальным складом, должны работать те продавцы, которые реализуют следующие категории товаров:

1. Автотранспортные средства, в отношении которых применяются пониженные ставки ввозных таможенных пошлин (группы 8703 и 8704 по классификации ТН ВЭД ЕАЭС);
2. Сахар-сырец, холодильное оборудование, мониторы, проекторы (с 1 июля 2019);
3. Пылесосы, фотокамеры с моментальным получением готового снимка, электрические нагревательные сопротивления (с 1 октября 2019 года);
4. Товары, оплачиваемые по контрольному счету НДС.

Настройка данного модуля и работа в нем, доступна, как на самом портале ЭСФ, так и в программе 1С. Модуль ВС доступен практически во всех конфигурация 1С, но 3 редакции. Во 2 редакции 1С, модуль ВС, к сожалению, недоступен, и для тех, кто работает в данной редакции, необходимо вести ВС на портале ЭСФ.

Итак, рассмотрим пример настройки Виртуального склада на примере конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана 8.3».

Перед началом настройки ВС в 1С, вам необходимо зайти в модуль ВС на портале ЭСФ и создать склад, как правило, если вы не работали и не настраивали виртуальный склад на портале, то автоматически система создает «Нераспределенный склад» в ВС. Он предназначен для приема товара, но не для его хранения. То есть название склада говорит само за себя «Нераспределенный». Для дальнейшей реализации товаров, необходимо создать другой склад — основной.

Переходим на вкладку «Виртуальный склад».

17.jpg

Во вкладке ВС, переходим в «Склады». Далее нажимаем кнопку Создать.

18.jpg

19.jpg

Перед вами откроется окно создания склада. Указываем название склада. Как правило, «Основной». Далее указываем юридический адрес склада. Ответственное лицо, указываем того, кому принадлежат ключи ЭЦП. Далее обязательно ставим галочку «По умолчанию», больше никаких галочек не ставим! Нажимаем кнопку «Сохранить склад».

20.jpg

21.jpeg

Склад создан, теперь можно переходить к настройке ВС в 1С. Для начала, в базе, должен вестись учет товаров по источникам происхождения. Это очень важно, так как, если в базе не будут указаны источников происхождения для товаров, вам придется их создавать, при настройке модуля ВС. Это дополнительный объём работы, в отдельных случаях, это занимает очень много времени, что естественно, увеличивает время настройки ВС, что отсрочивает учет товаров через виртуальный склад. Подробная настройка перехода учета товаров по источникам происхождения, вы можете ознакомиться в нашей статье.

Вы проверили источники происхождения, теперь переходим в меню 1С «Администрирование – Общие настройки – Виртуальный склад-Помощник перехода.»

1.jpg

Перед вами откроется окно первоначальной настройки. В ней вы должны указать дату перехода.

2.jpg

Далее у вас откроется окно, где проверяется связь с порталом ЭСФ и модулем ВС. Нажимаем проверить доступ в систему.

4.jpg

5.jpg

Нажимаем кнопку «Далее». И попадаем в настройки ЭДВС. ЭДВС – это электронный документ виртуального склада. Документы есть разных разновидностей: остатки, перемещения, корректировка, списание, детализация. На документы ЭСФ реализация и поступления товаров, документы ЭДВС не создаются, движения товаров, осуществляется по этим документам автоматически.

Первоначальная настройка – это способ заполнения цен, по которым будут формироваться ЭДВС.

3.jpg

Как правило, указываем способ заполнения цен – по себестоимости.

6.jpg

Далее загружаем справочник ГСВС, как правило, дожидаться пока справочник загрузиться полностью, необязательно. Справочник загружается в фоновом режиме. Можно смело двигаться дальше.

Обратите внимание! Справочник ГСВС необходимо обновлять, так как он меняется и в него вносят периодически изменения. Обновление справочника ГСВС можно настроить автоматически с помощью «Настройки обмена электронными счетами-фактурами», которая расположена в разделе «Администрирование» — «Общие настройки» — «Электронные счета-фактуры» — «Настройка электронных счетов-фактур» — «Синхронизация по расписанию».

7.jpg

Следующим шагом, идет настройка, виртуальных складов и их совместимость со складами в 1С.

8.jpg

Необходимо нажать кнопку «Помощник получения API и настройка виртуальных складов».

Перед вами откроется окно помощника получения и сопоставления складов.

14.jpg

Нажимаем кнопку получить виртуальные склады. Под грузятся склады из ВС на портале. Не забудьте о том, что на портале, у вас есть «Нераспределенный склад», создайте его тоже в 1С. При создание, не забудьте указать его настройки так, как они указаны на портале.

Заключительным этапом является сопоставления складов, который выполняется с помощью кнопки «Заполнить (сопоставить)». Таким образом, программа автоматически устанавливает соответствие складов по наименованию.

22.jpg

Последним этапом является ввод остатков товаров документом ЭДВС –Остатки. В нашем случае, мы ведем учет товаров по источникам происхождения, именно поэтому выбираем способ заполнения остатков товаров по БУ.

9.jpg

10.jpg

На этапе уже созданного документа, мы можем сравнить остатки товаров, по необходимости перезаполнить и откорректировать их.

11.jpg

Обратите внимания, что после перехода в 1С, на учет товаров в ВС, будет вестись учет в виртуальном складе, по абсолютно всем товарам, которые есть у вас в базе, включая те, которые не входят в перечень ВС. И не всегда и не все документы ЭДВС, сформированные в 1С, вы будете отправлять на портал. Поэтому, довольно часто, для товаров не из перечня ВС, будет выходить статус документа не подлежит отправке в ВС. Тем не менее, эти документы в 1С, создавать необходимо, для их корректного ведения в базе 1С, уже через настроенный модуль ВС.

12.jpg

Создавая документы ЭДВС, вы всегда можете выбрать его тип, склады, откорректировать товары и их количество, рас провести документы ЭДВС и т.д.

13.jpg

Также для контроля остатков в ВС и в базе 1С, существует отчет «Сверка ТМЦ по данным бухгалтерского учета и ВС». В этом отчете прекрасно видны остатки по товарам на складах в ВС, в бухгалтерии, а также выведена колонка разницы. Колонка разницы в идеале, должна быть пустая.

Вы откорректировали документ ввода остатков товаров и провели его в системе, при необходимости отправляете этот документ на портал из 1С. Теперь у вас ведется учет товаров в ВС. Начиная с этого момента, у вас не будет кнопки источники происхождения в документах поступления и реализации, так как источники происхождения теперь ведутся в автоматическом режиме. Меню управления ВС, находится во вкладке «Номенклатура и Склад».

15.jpg

Теперь вам необходимо вести пристальный учет за остатками товаров на ВС и бухгалтерии, их сравнению, корректировке, отправке документов на портал ЭСФ.

Читайте также:  Elenberg lvd 2002 инструкция

Уделим внимание поступлению товаров. При проведении документа ЭСФ, на его основании, создается документ ЭДВС (приход). Его нужно проверить, и, если есть товары ВС, отправляете его на портал. В момент проведения документа ЭДВС, создаются источники происхождения товаров.

Надеемся, теперь вы с легкостью настроите ВС в 1С. Успехов в работе!

Источник

Виртуальный склад. Как вести учет товаров и для кого он предназначен.

Сегодня такое понятие как «виртуальный склад» известно многим предпринимателям. Но вопросов о том, что он из себя представляет до сих пор много. Для какого бизнеса применяется, кто из работников занимается ведением учета товаров с помощью виртуального склада, а так же на другие часто встречающиеся вопросы, мы постараемся ответить в нашей статье.

Виртуальный склад — определение

Виртуальный склад — новый модуль информационной системы (ИС). Предназначен для контроля перемещения товаров в автоматическом режиме. Это определение дано в правилах оформления электронных счет-фактур.

Специально разработанный модуль информационной системы, предназначен для контроля за перемещением следующих товаров в автоматическом режиме: импортированных в РК, произведенных и реализованных на территории страны, а так же произведенных в Казахстане, но отправленных на экспорт.
Модуль виртуальный склад был введен в эксплуатацию в РК Приказом Минфина №270 от 23.02.2018 г. (п.4), с 01.04.2018 г.

В целом модуль виртуального склада представляет собой электронную версию склада реального. Функционал позволяет вести электронный складской учет заведенных товаров на виртуальный склад.
Если организация является пользователем модуля Виртуальный склад, то ей доступны следующие опции:создание самого электронного склада, внедрение в систему данных о наличии и остатках товаров, введение данных об импортированных или произведенных товарах, а так же отображение данных о реализации товаров на территории Казахстана.

Так как модуль Виртуальный склад — это часть информационной системы ЭСФ, то КГД МФ РК с его помощью отслеживают онлайн-движение как импортированных товаров по территории РК, с момента ввоза до реализации конечному потребителю или списания, так и движение товаров местного производства, от производителя до конечного потребителя.

Что дает прозрачность движения товаров?
— упрощение контроля над объемом импорта отдельных видов товаров,
— отслеживание реальных оборотов организаций
— и, как следствие, контроль за полнотой и правильностью налогообложения

Кому строго необходимо применение модуля Виртуальный Склад

Сразу оговоримся, что ведение учета на виртуальном складе можно вести не по всем товарам, а по тем, которые определены КГД МФ РК. Налоговая служба формирует соответствующий перечень и актуализирует его в соответствии с Перечнем Изъятия.
На сайте КГД МФ РК предприниматель может найти актуальный перечень товаров, с указанием конкретных кодов ТН ВЭД, которые подлежат учету на виртуальном складе.

Руководствуясь Приказом Минфина №384 от 23.04.2019 года и Приказом Минфина №862 от 14.09.2020 г. использование Виртуального склада обязательно для налогоплательщиков, реализующих или приобретающих следующие товары:

  • автотранспортные средства по пониженным ставкам таможенных пошлин;
  • сахар-сырец;
  • холодильное оборудование, мониторы, проекторы;
  • пылесосы;
  • фотокамеры с моментальным получением готового снимка;
  • электрические нагревательные сопротивления;
  • лекарства;
  • золото и руды.

На 01 октября 2020 г. в перечень товаров, для которых обязательно применение модуля Виртуальный склад, входит 386 позиций.

Налогоплательщики обязаны предоставлять о таких товарах с помощью модуля Виртуальные склад информацию о движении, наличии остатков в количественном выражении, об источниках происхождения и т.д.

Нет необходимости вести учет с помощью Виртуального склада по товарам, не входящих в Перечень. Достаточно будет только оформление ЭСФ.

На всех налогоплательщиков, чья деятельность связана с производством и реализацией товаров из Перечня, с реализацией импортированных товаров, без привязки к условию, состоит ли налогоплательщик на учете по НДС, распространяется обязанность по ведению виртуального склада.

Предприниматель должен знать, что количество складов, созданных в модуле Виртуальный склад должно совпадать с реальным количеством имеющихся у него складов или торговых точек.
Для того чтобы процесс учета списания товаров был корректным, для каждого нового склада, открытого в физической форме, нужно заводить соответствующий виртуальный склад.

Получение доступа к модулю Виртуальный склад?

Модуль Виртуальный склад можно найти на портале esf-vs.gov.kz. Вам не потребуется регистрация для модуля Виртуальный склад, если у вас уже есть регистрация в ИС ЭСФ. Воспользуйтесь для получения доступа тем же ключом и паролем, который вы применяете при работе с электронными счет-фактурами (ЭЦФ).

Регистрация на портале ИС ЭСФ, для работы с модулем Виртуальный склад, необходима новым пользователям.

На сайте КГД МФ РК вы можете найти подробную информацию, касательно работы с Виртуальным складом, перейдя по вкладкам:«Главная»→«Деятельность»→«Налоговое администрирование»→ «Электронные счета-фактуры».
Обращение, в случае необходимости, вы можете направить в службу поддержки пользователей «Виртуальный склад» по электронному адресу: esfsd@mgd.kz

Процедура заведения информацию о товарах в модуль Виртуальный склад.

Особенность настройки модуля Виртуальный склад такова, что основная масса информации о товарах берется из других электронных модулей и документов. Например, по импортированным товарам – из формы 328.00, а при приобретении товаров для перепродажи- из ЭСФ, полученной от поставщика.

Кстати, сведения из ф.328.00 автоматически поступают в модуль Виртуальный склад уже при пересечении товаром границы Республики Казахстан.

Используя специальную форму «Производство» производитель самостоятельно вносит в модуль Виртуальный склад данные по товарам, которые были произведены его предприятием.
Наименование произведенного товара, его характеристики, наличие сертификата о происхождении товара — эти и другие данные используются в форме.

Списание товаров из модуля Виртуальный склад производится по ЭСФ, которую выписывает продавец в адрес покупателя. По правилам, списание с Виртуального склада, оформляется специальными формами «Списание» и «Внутреннее перемещение».

Сведения, которые уже содержатся в системе, при реализации товаров с Виртуального склада, автоматически попадают в ЭСФ. В ручном вводе данных по реализуемым товарам, пользователю модуля Виртуальный склад, нет необходимости.
Примечательно, что система не позволит списать со склада товара больше, чем было заведено. Это обеспечивает сквозной контроль за перемещением товаров, а так же устраняет риск ошибки в ведении учета движения товаров, относящихся к Виртуальному складу.

Польза от применения модуля Виртуальный склад

Не будем скрывать, что модуль Виртуальный склад изначально был создан в интересах налоговых и таможенных органов. Данная система позволила упростить работу по сквозному контролю за перемещением определенных групп товаров.
И все-таки, для предпринимателей, которые являются пользователями модуля Виртуальный склад, есть преимущества.

Да, налогоплательщику добавилось дополнительной работы по ведению Виртуального склада, но в итоге:
— предприниматель получает еще один инструмент контроля над собственным бизнесом;
— система автопроверки количества товара допустимого к списанию, которая встроена в модуль,позволяет исключить человеческий фактор в ведении складского учета.

Источник

Виртуальный склад Казахстан — как завести и пользоваться

Как завести виртуальный склад для своего предприятия в Казахстане? Кто обязан вести виртуальный склад и какие хитрости могут вас ожидать

Как завести виртуальный склад для своего предприятия в Казахстане? Кто обязан вести виртуальный склад и какие хитрости могут вас ожидать

С 2021 года использование модуля Виртуальный склад станет для многих предпринимателей обязательным, из-за повсеместного внедрения документа СНТ. В этой статье вы узнаете все необходимое о Виртуальном складе для предпринимателей.

Виртуальный склад Казахстан: что это такое?

«Виртуальный склад» (далее – ВС) – это модуль государственного портала ис эсф, созданный для облачного учета товаров. Эта система создана, чтобы вести учет по количеству складов и продукции на них, а также для приема и отправки товаров при помощи электронных документов.

Читайте также:  Закупки 44 заявка инструкция

В Казахстане Виртуальный склад был разработан и введен в качестве тестовой платформу в 2018 году, как часть информационной системы ЭСФ, по приказу Министра финансов РК от 23 февраля 2018 года № 270».

Работа в модуле синхронизируется с системой выписки ЭСФ. Поэтому в последующем при выписке электронного счета-фактуры сведения по товарам, его характеристикам и актуальному количеству будут сразу подтягиваться в систему.

Считается, ведение модуля Виртуальный склад способствует позитивным изменениям в данной сфере, так как дает предпринимателям возможность полного контроля операций и перемещений по группам товарам, а государству позволяет сводить и анализировать большие данные для принятия решений.

Виртуальный склад Казахстан: кто обязан вести в 2021 году?

С момента появления модуля Виртуальный склад его обязаны были вести предприниматели, продающие автотранспортные средства. С июля 2019 года список пополнился дополнительными группами товаров, среди которых видеоаппаратура с ЖК или плазменным экраном, мониторы, ТВ, электронные модули и многие другие — всего 360 позиций.

С момента внедрения сопроводительных накладных в товары Виртуального склада добавятся все подакцизные товары, товары импортированные из стран ЕАЭС и по сниженным ставкам ВТО. И всем, кто обязан работать СНТ также придется изучать тонкости работы Виртуального склада.

Если вы уже выписываете электронные счет-фактуры, то отдельная регистрация вам не понадобится. С существующей учетной записью вы можете войти в модуль и приступить к работе.

Тем же, кто ранее не сталкивался с порталом ИС ЭСФ, нужно будет зарегистрироваться в системе.

Для регистрации вам понадобится ЭЦП на компанию и первого руководителя и немного терпения. Сама процедура достаточно простая и после ее окончания вы сможете сразу начать использование Виртуального склада.

Как работать в Виртуальном Складе в 2021 году?

Работа в товароучетной системе начинается с заведения остатков продукции на текущий момент времени.

Для введения в программу текущих остатков потребуется один из первичных бухгалтерских документов или документ определяющий происхождение продукта.

Учет товаров Виртуального склада ведется по следующим характеристикам:

  • код ГСВС 1-го уровня;
  • код ТН ВЭД;
  • а также первичные документы, используемые при импортировании товара (декларация, сертификаты и т.п.)

Важно отметить, что на ВС ведется учет остатков по только по установленным группам товаров, о которых мы упоминали выше.

С полным перечнем товаров для Виртуального склада можно ознакомиться здесь.

Такое положение дел вытекает в очевидное неудобство: предпринимателям, вынужденным вести учет товара в ВС, приходится либо разделять товары и часть учитывать в Виртуальном складе, а часть в другой системе учета, либо делать двойную работу и учитывать весь товар в собственной программе учета и часть также дублировать на ВС.

Эта проблема может повлечь за собой ошибки в учете товара и несоответствие количества виртуального и реального товара.

По установленным правилам, количество фактических складов и торговых точек предпринимателя должно совпадать с количеством складов, заведенных в модуль Виртуальный склад в ЭСФ ИС. Тогда программа при отгрузках сможет корректно списывать продукцию, состоящую на балансе складов и учитывать остатки в соответствии с реальным количеством. При отправке ЭСФ или СНТ остатки будут изменяться в релевантно тому, сколько товаров было отправлено.

Как Prosklad упрощает работу с Виртуальным складом?

Многие предприниматели, которым приходится работать в Виртуальном Складе уже сейчас, жалуются на то, что сервис неудобен и не продуман для ежедневной работы. Также пользователи часто жалуются на медленную работу системы.

Из-за этого крупные компании чаще всего выбирают работать в Виртуальном складе через специальные программы, которые синхронизируются с модулем по выделенным API. Однако такие решения часто недоступны для небольших компаний и индивидуальных предпринимателей как минимум по двум причинам: дорого и сложно. Часто требуется дополнительное обучения персонала с подробными инструкциями пользования.

Чтобы решить эту проблему, компания Prosklad выпустила решение для малого бизнеса — доступную программу для автоматизации торговли, которая позволяет работать с модулем Виртуальный склад, не вникая в сложности системы и не тратя драгоценные время и ресурсы на поиск тех или иных функций. В Prosklad можно вести учет товара и работать с ЭСФ и СНТ.

Программа Prosklad работает в государственной системе и виртуальным модулем, чтобы облегчить предпринимателям процедуру использования сопроводительной накладной на товары. Пользователи Prosklad могут прямо из учетной системы принимать и отправлять СНТ в несколько нажатий. Более того, программа имеет ряд полезных функций, таких как управление ассортиментом товаров, контроль персонала, онлайн касса и POS-терминал, а также доступ к аналитике продаж. Для подробной консультации Вы можете оставить заявку (номер телефона) здесь . Консультации и сопровождение от специалистов Prosklad бесплатны.

Источник

Виртуальный склад в товароучетной системе розничного и интернет-магазина: зачем нужен, чем удобен как подключить

Признайтесь: склада вашего магазина не всегда бывает достаточно для того, чтобы отсортировать все товары по группам и категориям. И дело не всегда в его размерах: при большой номенклатуре нереально выделить отдельное место хранения для каждого сегмента. Вот и лежат по соседству полуфабрикаты с заморозкой, а обувь с верхней одеждой. Между тем, выход существует: можно использовать товароучетную программу с функцией виртуального склада. Такой софт позволяет превратить одно помещение в несколько складов по щелчку пальца, что очень удобно для зонирования. Заинтересованы? Тогда прочитайте нашу статью.

Кому будет полезна статья

Вообще всем, кто занимается розничной и оптовой торговлей в любом ее проявлении, вне зависимости от сферы деятельности и формата продаж. Перечислим основные категории:

  • розничные оффлайн-магазины. Им программа будет полезна для более тщательного учета товаров внутри физического склада. Казалось бы, здесь все относительно просто: есть склад, на котором лежит товар. Но часто бывает, что отыскать нужную позицию на полке непросто, особенно при ощутимом ассортименте в несколько сотен наименований. Виртуальный склад решает эту задачу на отлично: он выполняет функцию зонирования площадей. Зайдя в программу, ответственное лицо сходу видит, на какой конкретно полке или стеллаже лежит та или иная позиция. Даже не нужно ничего маркировать, подписывать или помечать. Внутренняя логистика регулируется виртуальным складом;
  • интернет-магазины. В e-commerce часто бывает так, что у магазина вообще нет физического склада. Весть товар находится на складах поставщиков, дропшипперов, служб доставки и так далее. При этом вести складской учет строго необходимо, чтобы контролировать наличие товара. Виртуальный склад решает и эту задачу. В программу можно завести любые позиции вне зависимости от того, где они находятся физически;
  • предприятия общественного питания, а также бары, кофейни, доставка еды и фаст-фуда. Знать о фактическом наличии ингредиентов мало, нужно иметь представление, что и где находится. К тому же, применение товароучетных систем параллельно решает еще ряд задач: контроль сроков годности продуктов питания, ведение технологических карт для приготовления блюд, поддержка программ лояльности для постоянных клиентов;
  • любые другие виды торговли: строительные рынки, оптовая торговля и даже сфера услуг, когда в работе используются собственные материалы. Если у вас фирма по ремонту и отделке квартир, есть склад со стройматериалами и комплектующими, вы вполне можете облегчить работу, внедрив виртуальный склад.

Что такое виртуальный склад и для чего он необходим

Представьте себе стандартный склад розничного магазина. Как правило, это некое помещение с полками, стеллажами, контейнерами и прочим складским оборудованием. Но нас интересует не столько техническое оснащение, сколько формат ведения складского учета. Не удивляйтесь, но львиная доля предпринимателей вообще не ведет учет ни в каком виде. Есть продавец или кладовщик, которые более или менее представляют, где и что находится. Ключевое слово — более или менее. Понятие означает, что четкость и точность учета всегда оставляет желать лучшего. Это тянет за собой ряд возможных сбоев в работе:

  • ходовой товар заканчивается в самый разгар продаж. Кладовщик просто не успевает вручную отследить и заказать у поставщика нужные позиции;
  • позиции долго ищутся, особенно при больших номенклатуре и площади склада. Для того, чтобы найти нужный товар, требуется большое количество времени;
  • следствие предыдущего пункта: часто заявки у поставщиков дублируются из-за того, что позицию просто не нашли на полке. Не нашли, значит закончилось, а раз закончилось — надо заказать. А потом оказывается, что товар в наличии был, просто его не обнаружили. О последствиях говорить не нужно: это лишние расходы, нерациональное использование складских площадей, закончившиеся сроки годности скоропортящегося продукта;
  • большое количество ручной работы. Кладовщики и продавцы вынуждены вечно все контролировать, фиксировать внутренние перемещения товаров на складе, делать пометки в тетрадях и журналах;
  • все завязано на одном человеке. Том самом, который знает, где и что лежит на складе. Кладовщик ушел в отпуск, заболел или уволился — без него на поиск нужных товаров уходит гораздо больше времени. А то вообще ничего не удается отыскать.
Читайте также:  Должностная инструкция может ли быть заменена

Как работает кладовщик

Как работает кладовщик

Не сильно облегчает задачу и ведение складского учета в тетрадях, журналах и даже Excel-таблицах. Эти инструменты решают вопрос лишь отчасти. Основные недостатки — ручной труд, отсутствие прозрачности, человеческий фактор, никуда не деваются. К тому же, такой подход предполагает лишние операции на самом складе. Полки с товаром надо подписывать, маркировать и так далее.

Пример ведения учета товаров в таблице Excel

Пример ведения учета товаров в таблице Excel

Все эти вопросы решает применение товароучетной программы с виртуальными складами. Работает все просто: вы заводите внутри системы сколько угодно условных складов, в которых товары отсортированы по определенным признакам. После этого поиск продукта можно осуществлять только по наименованию позиции. Ввел в строку поиска “Молоко элитное 3,2% жирности” и вуаля: система показывает, на какой полке склада находится это самое молоко. Все, что остается сделать кладовщику или продавцу — это пойти на склад, взять со стеллажа коробку и отнести ее в торговый зал для выкладки на витрину. Легко и просто. Максимум, что потребуется дополнительно — пронумеровать места складского хранения: полки, стеллажи и другое оборудование.

Система работает и от обратного. Допустим, складов не один, а несколько. Причем товарные позиции на них дублируются — фактически на полках лежит одно и то же. Виртуальный склад, при этом, может быть один. В него занесены товары по сквозному принципу. Короче, система может работать в любых сочетаниях реального и виртуального складов, в зависимости от поставленных задач.

Для интернет-магазинов такой подход вообще бесценен. Особенно он касается продавцов, не имеющих физического склада. Товары просто заводятся в товароучетку и виртуальный склад, после чего можно посмотреть, на складе какого поставщика они находятся. Если еще и наладить электронный документооборот между контрагентами, ведение товароучета будет происходить в онлайн-режиме. Получается, как в известном мультфильме про суслика. Склада нет, но он есть.

Достоинства и недостатки товароучетных программ с виртуальным складом

Подход имеет куда больше положительных сторон, чем явных недостатков.

Плюсы:

  • возможность вести любое количество виртуальных складов внутри одного или нескольких физических. Это особенно важно для магазинов, где категорий продукции очень много: продуктовых точек, магазинов строительных материалов, одежды, обуви, аксессуаров;
  • можно заполучить условный склад вообще без физического. Для программы абсолютно неважно, где лежат позиции — на площадях поставщика или где-то еще. А учет при этом получается полноценным чуть более, чем полностью;
  • учет внутренней логистики. Что-то переложили с полки на полку, унесли на другой склад, поместили на витрину магазина — все это моментально отражается в системе;
  • полная независимость от человеческого фактора. Все контролирует компьютерная программа. Теперь информацией владеет не один сотрудник, а любой человек, наделенный правами доступа к системе. Теоретически любой работник с соответствующим допуском может одним нажатием клавиши узнать размещение товарных позиций на складе. Складской учет становится прозрачным, как слеза младенца: никаких белых пятен, пересортицы и прочих нехороших вещей.

Тарифы системы учета ЕКАМ

Тарифы системы учета “ЕКАМ”

Минусы (их немного):

  • товароучетные программы стоят денег. Правда, затраты с лихвой окупаются за счет оптимизации бизнес-процессов и экономии на персонале;
  • для внедрения программ товароучета в магазине должен быть стабильный и устойчивый доступ к сети интернет. Но он необходим по умолчанию, например, для работы контрольно-кассового оборудования (онлайн-касс). Современные программы складского учета основаны на облачных технологиях, когда вся информация хранится на серверах оператора услуги;
  • нужно обучить персонал приемам работы с товароучетными программами. Иногда это бывает сложно: рядовым сотрудникам привычнее работать по старинке, с журналами и тетрадями. Они неохотно принимают все новое. Но когда научатся, сами не захотят возвращаться к старым приемам работы. Да еще и скажут, мол, и как мы раньше все в тетрадях писали, это же неудобно!

Как внедрить виртуальный склад

Вот как это выглядит пошагово. Итак, что нужно сделать:

  1. Выбрать подходящую товароучетную программу. В контексте рассматриваемого материала главное, чтобы система поддерживала функцию виртуальных складов. Для этих целей подойдет товароучетная система “ЕКАМ”. Выбор товароучетки зависит от специфики бизнеса, бюджета на внедрение и других факторов. Все товароучетные системы имеют линейку тарифов — от бюджетных до продвинутых. Для небольшого розничного или интернет-магазина с парой сотрудников вполне достаточно начального уровня. При масштабировании можно переходить на что-то более забористое.
  2. Зарегистрировать личный кабинет и оплатить стоимость тарифного плана.
  3. Загрузить базу товаров с внешних источников. Хорошие программы поддерживают выгрузку из всех популярных форматов — csv, xls 1С и так далее. Можно импортировать базы из прайс-листов поставщиков. При отсутствии таких возможностей базы можно создать и вручную.
  4. Определить признаки, по которым будут группироваться товары на виртуальном складе. Например, внутри физического склада может быть склад молочной продукции, полуфабрикатов, хлебобулочных изделий и так далее.
  5. Создать виртуальный склад и завести в него группы товаров согласно предыдущего пункта. Специфика работы зависит от функционала и интерфейса выбранной товароучетной программы.
  6. Указать размещение позиций из виртуального склада внутри физического. Напротив каждой позиции или категории указывается номер полки или стеллаж, на котором она находится по факту.
  7. Если речь идет об интернет-магазине, подход будет таким же. Разница в том, что вместо физического склада в программе будут отображаться товары на складах поставщиков.
  8. Теперь можно начинать работать. После всех операций склад имеет четкое зонирование. Узнать место хранения позиции можно из любой точки земного шара, где есть доступ к сети интернет.

Заключение

Применение программ складского учета значительно снижает издержки, оптимизирует бизнес-процессы и облегчает работу персонала. Попутно снижается риск ошибок, связанных с действиями сотрудников. В совокупности вы получаете увеличение прибыли, сокращение затрат и конкурентные преимущества. Этих доказательств вполне достаточно, чтобы начать использовать виртуальные склады уже сейчас. За дело!

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Источник

Поделиться с друзьями
Adblock
detector