Какой срок должны должностные инструкции

Содержание
  1. Какой срок должны должностные инструкции
  2. Оформите должностную инструкцию как отдельный документ
  3. Привлеките к разработке инструкции профильных специалистов
  4. Ознакомьте с инструкцией работников
  5. Образец. Приказ об утверждении должностных инструкций
  6. Закрепите обязанности и ответственность работника
  7. Образец. Должностная инструкция
  8. Вопрос: Каков срок действия должностной инструкции? Должна ли утверждаться новая должностная инструкция при реорганизации предприятия? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», ноябрь 2016 г.)
  9. HR-СТАТЬИ
  10. Правовое значение Должностной инструкции
  11. Нормативная база для создания
  12. Справка эксперта
  13. Единый нормативный подход
  14. Правила разработки
  15. Требования к оформлению
  16. Содержание документа
  17. Ознакомление работника с документом
  18. Хранение должностных инструкций
  19. Как сделать должностную инструкцию полезной для работодателя
  20. Оформите должностную инструкцию как отдельный документ
  21. Привлеките к разработке инструкции профильных специалистов
  22. Ознакомьте с инструкцией работников
  23. Образец. Приказ об утверждении должностных инструкций
  24. Закрепите обязанности и ответственность работника
  25. Образец. Должностная инструкция

Какой срок должны должностные инструкции

С должностными инструкциями вам будет проще подобрать персонал или уволить тех, кто плохо работает. А сотрудники не смогут заявить, что какие-то действия не входят в их обязанности. Но типовой бланк из интернета не поможет. В этой статье найдете рекомендации, как составлять действительно полезные инструкции, и примеры формулировок.

Оформите должностную инструкцию как отдельный документ

Должностную инструкцию можете оформить в виде отдельного документа или как приложение к трудовому договору. Оба эти варианта законны. Можете выбирать сами, какой удобнее для организации. Но приложения к трудовому договору нужно составлять для конкретного работника и фиксировать именно его обязанности. Чтобы не выполнять многократно одну и ту же работу, лучше утвердить один документ. Это значительно сэкономит ваше время.

Хотя коммерческие компании не обязаны разрабатывать должностные инструкции, это полезный документ (схема ниже). Ведь в нем вы можете подробно расписать, какие функции должен выполнять сотрудник.

Советы по разработке инструкций дал Минтруд (письмо от 13.03.1996 № 482-ВК). Они касаются государственных организаций, но и коммерческие тоже могут их применять.

Ведомство разъясняет, что руководитель утверждает должностные инструкции для своих заместителей и начальников структурных подразделений. Для остальных сотрудников составляют типовые должностные инструкции.

Привлеките к разработке инструкции профильных специалистов

Кто должен составлять должностные инструкции, закон не уточняет. Руководитель может сам назначить ответственного. Не разрабатывайте инструкции единолично. Создайте рабочую группу и включите в нее:

  • специалиста кадровой службы;
  • руководителя структурного подразделения, для которого создаете инструкцию;
  • специалиста юридического отдела.

Как правило, руководить процессом будет кадровик. Пропишите правильно должности сотрудников в инструкциях, чтобы они совпадали со штатным расписанием.

Не берите все на себя, разрабатывайте должностную инструкцию совместно с другими специалистами, которые входят в рабочую группу. Например, если речь идет о должностных обязанностях и задачах, то в этом вопросе большей информацией обладает руководитель структурного подразделения. А в вопросах ответственности за невыполнение поставленных задач — специалист юридического отдела.

О том, как оформить должностную инструкцию, рассказали эксперты Системы Главбух.

Ознакомьте с инструкцией работников

Если возникнут трудовые споры, то вы можете ссылаться на должностную инструкцию. Но даже когда она идеальная, ваша доказательная база рухнет, если вы не утвердили документ и не ознакомили с ним работника под подпись (ст. 8, 22 ТК).

Чтобы утвердить инструкцию, издайте приказ о введении ее в действие (образец ниже). В первой части приказа укажите, для чего нужна инструкция. А вторую начните со слов «ПРИКАЗЫВАЮ» или «УТВЕРЖДАЮ» и дальше уже прописывайте, что вы утверждаете, кто за это ответственный и в каком порядке знакомите сотрудников. И в конце все закрепите подписью руководителя.

Образец. Приказ об утверждении должностных инструкций

Должностную инструкцию разработайте и утвердите отдельно для каждой должности, а не для каждого сотрудника. Это значительно сократит ваше время. При приеме на работу новичка вы не будете создавать новый документ, а ознакомите с уже имеющимся документом для данной должности.

Ознакомьте кандидата с должностной инструкцией под подпись до того, как он подпишет трудовой договор (ст. 68 ТК). Если сотрудник уже работает в штате, то ознакомьте его с должностной инструкцией, когда ее утвердит руководитель.

Закрепите обязанности и ответственность работника

Инструкция состоит из нескольких разделов. Важно прописать в них положения, которые сможете применять на практике (образец ниже).

Образец. Должностная инструкция

Общие положения. В этом разделе укажите наименование должности в соответствии со штатным расписанием, название структурного подразделения, категорию работника. Распишите, в каком порядке сотрудника назначают и освобождают от замещаемой должности. Внесите квалификационные требования, которые предъявляют к сотруднику.

Обязанности. В этом разделе укажите условия, которые должен соблюдать сотрудник при выполнении своих функций. Например, делать задания в сроки, сохранять конфиденциальность служебной информации.

Права. Сотрудник должен знать, какие у него есть права. Это поможет и работодателю, так как работнику не придется постоянно спрашивать, есть ли у него те или иные полномочия. Пропишите, какие решения сотрудник вправе принимать самостоятельно, у кого он может получать информацию для выполнения своей работы, кого вправе контролировать и т. д.

Ответственность. Пропишите, какую ответственность сотрудник несет за результат и последствия своей работы. Укажите, какие меры он должен принять, чтобы избежать ответственности. Ответственность может быть дисциплинарная и материальная.

Взаимодействие с другими подразделениями. Распишите, с какими структурными подразделениями и должностными лицами сотрудник взаимодействует. Перечислите отделы, от которых работник получает документы и которым он передает информацию.

Подчиненность сотрудника и замещение на время отпусков. Укажите, что работник подчиняется непосредственному руководителю. Можете внести пункт, что сотрудник также выполняет поручения генерального директора или его заместителей, если топ-менеджеры дают указания сотрудникам напрямую. Об этом работник сообщает непосредственному руководителю.

Укажите, кто будет выполнять обязанности сотрудника во время отпуска или болезни, либо установите другой порядок назначения. Например, приказом или распоряжением руководителя.

Источник

Вопрос: Каков срок действия должностной инструкции? Должна ли утверждаться новая должностная инструкция при реорганизации предприятия? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», ноябрь 2016 г.)

Каков срок действия должностной инструкции? Должна ли утверждаться новая должностная инструкция при реорганизации предприятия?

Нормами действующего законодательства не установлен срок действия должностной инструкции. Такой срок может быть установлен трудовым договором, коллективным договором, соглашением и/или локальным нормативным актом организации по усмотрению работодателя.

Если после реорганизации предприятия трудовые функции работников изменены не будут, то в имеющиеся должностные инструкции достаточно будет внести изменения о работодателе.

Стоит также отметить, что разработка и утверждение должностных инструкций является правом, а не обязанностью работодателя. Должностные инструкции работодатель утверждает по своему усмотрению.

Согласно ч. 1 ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В соответствии с ч. 1 ст. 9 ТК РФ в соответствии с трудовым законодательством регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров.

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», ноябрь 2016 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Купить документ —> Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

Источник

HR-СТАТЬИ

Правовое значение Должностной инструкции

Должностная инструкция – это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.

Должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи.

Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей.

Таким образом, должностная инструкция, является организационным документом и создается в целях:

  • закрепления видов работы, специализации работника;
  • установления квалификационных требований по отдельной должности;
  • устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
  • установления взаимосвязей отдельных должностей;
  • разграничения обязанностей и прав работников;
  • установления их меры ответственности;
  • оценки деятельности каждого отдельного работника.

Нормативная база для создания

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться ТК РФ и другими нормативными правовыми актами.

Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. 22 ТК РФ – права и обязанности работодателя, возникающие и реализуемые в процессе трудовых отношений.

Раздел «Должен знать» содержит перечень специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые он должен учитывать и уметь использовать при исполнении должностных обязанностей. В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу.

Справка эксперта

Единый нормативный подход

При установлении трудовых функций руководителей, специалистов и служащих работодатели руководствуются общеотраслевым Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) и его отраслевыми выпусками В зависимости от содержания они бывают трех видов:

  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (общеотраслевой выпуск);
  • Квалификационный справочник должностей служащих общепромышленного характера (единый для всех отраслей промышленности);
  • Отраслевые выпуски Квалификационного справочника должностей служащих (включающие в себя характеристики должностей, специфических для той или иной отрасли экономики).

Правила разработки

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер. Как правило, данный документ разрабатывается, утверждается и вводится в действие в отношении вакантной должности, до поиска подходящего работника и заключения с ним трудового договора.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

Наиболее рационально разработку должностных инструкций поручить руководителям структурных подразделений, которые определяют субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей работников своих подразделений и другие вопросы. Инструкция согласовывается с работниками кадровой и юридической службы.

Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов. При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным. Для придания документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

Требования к оформлению

Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Все требования к Должностной инструкции закреплены в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Содержание документа

Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Структура текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС, и состоит из следующих разделов:

1. Общая часть (общие положения)
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (связи по должности).

Первый раздел «Общая часть» содержит положения общего характера:

  • основная трудовая функция (задача) данной должности;
  • квалификационные требования к занимающему ее лицу;
  • основополагающие организационные и правовые документы, которые работник обязан знать и которыми обязан руководствоваться при исполнении должностных обязанностей.

В этом разделе указываются: наименование должности в соответствии со штатным расписанием, ее категория (специалист, технический исполнитель), подчиненность работника, основное назначение данной должности, предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью.

Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования работодателя к уровню образования и стажу практической работы, необходимым для занятия данной должности.

При подготовке пункта о минимуме необходимых знаний чаще всего используют разделы «Должен знать» и «Должен уметь» из ЕКС. В Справочнике приведен перечень нормативных документов, требующихся работнику для профессиональной деятельности. В этом же пункте перечисляют локальные акты работодателя, организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, начальника структурного подразделения и др.), которыми руководствуется работник. Этот пункт можно расширить, включив в него, например, правила техники безопасности, инструкции по эксплуатации технических средств и оргтехники, нормы служебного этикета.

Первый раздел может быть дополнен также основными требованиями к профессиональным навыкам работника, необходимым при выполнении должностных обязанностей.

Второй раздел – «Функции» – является центральным в должностной инструкции и включает виды работ, закрепляемых за данной должностью.

Перечень функций в конкретной должностной инструкции зависит как от общей задачи, закрепленной за должностью, так и от разделения труда между работниками структурного подразделения. При подготовке этого раздела чрезвычайно важно соблюдать принцип полноты и не пропустить ни одной операции, выполняемой работником. В противном случае впоследствии это может привести к серьезным конфликтным ситуациям.

Третий раздел – «Должностные обязанности» – устанавливает те постоянно действующие нормы, которые работник обязан соблюдать в своей трудовой деятельности. Этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения, содержит перечень обязанностей. В этот раздел включают обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, действующими у работодателя.

Обратите внимание! С учетом специфики работы могут быть установлены и дополнительные обязанности, например, обязанность работника, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя

В перечень должностных обязанностей практически каждого работника входят следующие:

  • соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
  • сохранять конфиденциальность служебной информации;
  • выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения, руководителя организации;
  • соблюдать правила техники безопасности;
  • соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц и др.

В разделе «Права» закрепляются полномочия, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Во многом содержание этого раздела связано с разделом «Функции».

В перечень прав работника могут входить следующие:

  • запрашивать информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей;
  • представлять интересы организации в отношениях с третьими лицами, в суде;
  • контролировать действия определенных должностных лиц;
  • подписывать или согласовывать определенные документы и др.

Раздел «Права» тесно связан и со следующим разделом – «Ответственность», где обычно установлены содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия своей деятельности, за несоблюдение требований должностной инструкции.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и другие связи, возникающие при выполнении закрепленных должностных обязанностей. В нем могут быть указаны связи должности за пределами организации, постоянные контакты, осуществляемые работником со сторонними организациями, органами власти.

Ознакомление работника с документом

В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в т. ч. и с должностной инструкцией.

Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. В некоторых случаях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя.

Хранение должностных инструкций

Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

В любом случае должностные инструкции формируются в отдельное дело (Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.02). Это дело имеет постоянный срок хранения (ст. 35а Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00). В архив дело сдается после замены действующих должностных инструкций новыми.

Источник

Как сделать должностную инструкцию полезной для работодателя

С должностными инструкциями вам будет проще подобрать персонал или уволить тех, кто плохо работает. А сотрудники не смогут заявить, что какие-то действия не входят в их обязанности. Но типовой бланк из интернета не поможет. В этой статье найдете рекомендации, как составлять действительно полезные инструкции, и примеры формулировок.

Оформите должностную инструкцию как отдельный документ

Должностную инструкцию можете оформить в виде отдельного документа или как приложение к трудовому договору. Оба эти варианта законны. Можете выбирать сами, какой удобнее для организации. Но приложения к трудовому договору нужно составлять для конкретного работника и фиксировать именно его обязанности. Чтобы не выполнять многократно одну и ту же работу, лучше утвердить один документ. Это значительно сэкономит ваше время.

Хотя коммерческие компании не обязаны разрабатывать должностные инструкции, это полезный документ (схема ниже). Ведь в нем вы можете подробно расписать, какие функции должен выполнять сотрудник.

Советы по разработке инструкций дал Минтруд (письмо от 13.03.1996 № 482-ВК). Они касаются государственных организаций, но и коммерческие тоже могут их применять.

Ведомство разъясняет, что руководитель утверждает должностные инструкции для своих заместителей и начальников структурных подразделений. Для остальных сотрудников составляют типовые должностные инструкции.

Привлеките к разработке инструкции профильных специалистов

Кто должен составлять должностные инструкции, закон не уточняет. Руководитель может сам назначить ответственного. Не разрабатывайте инструкции единолично. Создайте рабочую группу и включите в нее:

  • специалиста кадровой службы;
  • руководителя структурного подразделения, для которого создаете инструкцию;
  • специалиста юридического отдела.

Как правило, руководить процессом будет кадровик. Пропишите правильно должности сотрудников в инструкциях, чтобы они совпадали со штатным расписанием.

Не берите все на себя, разрабатывайте должностную инструкцию совместно с другими специалистами, которые входят в рабочую группу. Например, если речь идет о должностных обязанностях и задачах, то в этом вопросе большей информацией обладает руководитель структурного подразделения. А в вопросах ответственности за невыполнение поставленных задач — специалист юридического отдела.

О том, как оформить должностную инструкцию, рассказали эксперты Системы Главбух.

Ознакомьте с инструкцией работников

Если возникнут трудовые споры, то вы можете ссылаться на должностную инструкцию. Но даже когда она идеальная, ваша доказательная база рухнет, если вы не утвердили документ и не ознакомили с ним работника под подпись (ст. 8, 22 ТК).

Чтобы утвердить инструкцию, издайте приказ о введении ее в действие (образец ниже). В первой части приказа укажите, для чего нужна инструкция. А вторую начните со слов «ПРИКАЗЫВАЮ» или «УТВЕРЖДАЮ» и дальше уже прописывайте, что вы утверждаете, кто за это ответственный и в каком порядке знакомите сотрудников. И в конце все закрепите подписью руководителя.

Образец. Приказ об утверждении должностных инструкций

Должностную инструкцию разработайте и утвердите отдельно для каждой должности, а не для каждого сотрудника. Это значительно сократит ваше время. При приеме на работу новичка вы не будете создавать новый документ, а ознакомите с уже имеющимся документом для данной должности.

Ознакомьте кандидата с должностной инструкцией под подпись до того, как он подпишет трудовой договор (ст. 68 ТК). Если сотрудник уже работает в штате, то ознакомьте его с должностной инструкцией, когда ее утвердит руководитель.

Закрепите обязанности и ответственность работника

Инструкция состоит из нескольких разделов. Важно прописать в них положения, которые сможете применять на практике (образец ниже).

Образец. Должностная инструкция

Общие положения. В этом разделе укажите наименование должности в соответствии со штатным расписанием, название структурного подразделения, категорию работника. Распишите, в каком порядке сотрудника назначают и освобождают от замещаемой должности. Внесите квалификационные требования, которые предъявляют к сотруднику.

Обязанности. В этом разделе укажите условия, которые должен соблюдать сотрудник при выполнении своих функций. Например, делать задания в сроки, сохранять конфиденциальность служебной информации.

Права. Сотрудник должен знать, какие у него есть права. Это поможет и работодателю, так как работнику не придется постоянно спрашивать, есть ли у него те или иные полномочия. Пропишите, какие решения сотрудник вправе принимать самостоятельно, у кого он может получать информацию для выполнения своей работы, кого вправе контролировать и т. д.

Ответственность. Пропишите, какую ответственность сотрудник несет за результат и последствия своей работы. Укажите, какие меры он должен принять, чтобы избежать ответственности. Ответственность может быть дисциплинарная и материальная.

Взаимодействие с другими подразделениями. Распишите, с какими структурными подразделениями и должностными лицами сотрудник взаимодействует. Перечислите отделы, от которых работник получает документы и которым он передает информацию.

Подчиненность сотрудника и замещение на время отпусков. Укажите, что работник подчиняется непосредственному руководителю. Можете внести пункт, что сотрудник также выполняет поручения генерального директора или его заместителей, если топ-менеджеры дают указания сотрудникам напрямую. Об этом работник сообщает непосредственному руководителю.

Укажите, кто будет выполнять обязанности сотрудника во время отпуска или болезни, либо установите другой порядок назначения. Например, приказом или распоряжением руководителя.

Источник

Поделиться с друзьями
Adblock
detector