Инструкция во ведению кассового учета

Содержание
  1. Кассовые операции
  2. Порядок ведения кассовых операций в 2021 году: лимит кассы
  3. Кассовые операции в 2021 году: лимит кассы обособленных подразделений
  4. Ведение кассовых операций в 2021 году: превышение лимита кассы
  5. Кассовые операции: лимит расчетов наличными
  6. Кассовые правила
  7. Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции
  8. Документальное оформление кассовых операций
  9. Кассовые операции: кто подписывает документы
  10. Прием наличных
  11. Выдача наличных
  12. Выдача наличных для выплаты зарплаты
  13. Выдача наличных подотчетнику
  14. Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению
  15. Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности
  16. Книга учета принятых и выданных наличных денег
  17. Кассовая книга
  18. Кассовая книга обособленного подразделения
  19. Способ оформления кассовых документов и книг
  20. Новая кассовая дисциплина в 2021 году: порядок ведения всех кассовых операций
  21. Кто обязан использовать порядок ведения кассовых операций в 2021 году
  22. Какие операции с наличными попадают под понятие кассовой дисциплины
  23. Образец положения о ведении кассовых операций в 2021 году
  24. Ограничение наличных расчетов в 2021 году
  25. Кассовая дисциплина в 2021 году и порядок ведения кассовых операций
  26. Что такое кассовая дисциплина
  27. Основные правила работы с наличными деньгами в России в 2021 году
  28. Новое в правилах ведения кассовых операций в 2021 году
  29. Как отличаются правила кассовой дисциплины для организаций и ИП
  30. Документы, регулирующие кассовую дисциплину
  31. Что такое лимит остатка кассы и как он рассчитывается
  32. Как заполнять и хранить документы кассовой дисциплины
  33. Кто проверяет соблюдение кассовой дисциплины
  34. Штраф за несоблюдение правил работы с наличными деньгами
  35. Кассовые операции: правила
  36. Важные изменения законодательства
  37. Порядок организации и ведения кассовых операций
  38. Унифицированные формы для кассовых операций
  39. Актуальные бланки и образцы
  40. Использование ККМ в 2020 году
  41. Что делать при неисправности ККМ
  42. Проверки ФНС
  43. Ответственность за нарушения оформления кассовых операций

Кассовые операции

Актуально на: 19 января 2021 г.

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указания)). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

  • для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
  • для ее должностных лиц и ИП – от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2021 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы – допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей статье.

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС.

Кассовые операции в 2021 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2021 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (п. 1,4 Указания Банка России от 09.12.2019 N 5348-У). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 5 Указания Банка России от 09.12.2019 N 5348-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (далее – ПКО (Форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)), расходование денег из кассы – расходным кассовым ордером (далее – РКО (Форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)).

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания, п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

Кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель), а также кассир (п. 4.3 Указания).

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

  • наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
  • соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
  • наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п.277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

  • наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
  • соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Кроме того, ранее действовал такой порядок. Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости должен был проставить оттиск печати (штампа) или сделать запись «депонировано». Затем кассир:

  • подсчитывал фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
  • записывал эти суммы в соответствующие строки ведомости;
  • сверял эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
  • ставил свою подпись и отдавал ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю).

Формально с конца 2020 года данная обязанность кассира отменена (п.1.3 Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У). Однако в указаниях по заполнению расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53), как и прежде, сказано, что напротив фамилий работников, не получивших зарплату, отметку «депонировано» проставить нужно. А также указано, что в конце ведомости должны быть проставлены суммы выплаченной и депонированной зарплаты (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Кроме того, очевидно, что все это должно быть отражено в учете. Поэтому ведомость в любом случае нужно передать бухгалтеру, а тот уже зафиксирует невыплаченную зарплату в реестре депонированных сумм. Так что по большей части кассиру придется действовать по прежней схеме.

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость – можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании заявления подотчетного лица, написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данный распорядительный документ должен содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя/ИП и дату. Причем в документе могут быть указаны несколько лиц (их ФИО), каждому из которых должны быть выданы определенные суммы (п. 6.3 Указания). Заявление подотчетника может быть составлено схожим образом – с указанием суммы и предполагаемого срока.

Кстати, ранее подотчетное лицо должно было представить авансовый отчет в течение 3 рабочих дней после истечения срока, на который были выданы деньги. Теперь же руководитель организации/ИП вправе сам установить срок для сдачи авансового отчета (п. 6.3 Указания). Исключение – авансовые отчеты по итогам командировок. Их, как и прежде, нужно представлять в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки (п.26 Положения к Постановлению Правительства от 13.10.2008 N 749)

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче – расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу — представителю — по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен (п. 6.1 Указания):

  • убедиться, что в РКО указано именно ФИО представителя (доверенного лица);
  • проверить соответствие ФИО доверенного лица, указанного в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате – оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Эту книгу (Форма № КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88) обязательно должны вести организации (п. 4.6 Указания). Предприниматели, если они ведут учет доходов и расходов (физических показателей), могут кассовую книгу не заполнять.

Кассовая книга нужна для учета поступлений и выдач наличности в кассе.

Кассир фиксирует в книге каждое поступление денег (по ПКО) и каждое расходование (по РКО). В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и ставит свою подпись.

Затем такую же сверку проводит главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель). После проведения сверки лицо, проводившее сверку, ставит свою подпись.

Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.

Кассовая книга обособленного подразделения

Если у организации есть ОП, совершающее операции с наличными деньгами, то по общему правилу такое подразделение должно вести кассовую книгу (п. 4.6 Указания). При этом копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Вместе с тем, для ОП, которые не хранят у себя наличные деньги, а по окончании проведения кассовых операций сдают их в кассу организации, предусмотрено исключение. Такие ОП вправе кассовую книгу не вести (п. 4.6 Ука­за­ния).

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

Источник

Новая кассовая дисциплина в 2021 году: порядок ведения всех кассовых операций

Компании и предприниматели обязаны соблюдать новую кассовую дисциплину в 2021 году. За нарушение порядка ведения всех кассовых операций грозит штраф до 50 000 руб. Чтобы не нарушать закон, нужно четко понимать, каков предельный размер расчетов наличными, когда его превышать нельзя и для каких платежей он не действует.

Кто обязан использовать порядок ведения кассовых операций в 2021 году

Все организации независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26 НК, письмо Минфина от 09.06.2018 № 03-11-11/40059).

В упрощенном порядке кассовые операции могут вести:

малые и микропредприятия;

Это следует из пункта 1 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Упрощенный порядок заключается в следующем. Малые предприятия и предприниматели вправе не устанавливать лимит остатка кассы. Ко всему прочему предприниматели могут не вести:

Такие правила установлены в абзаце 10 пункта 2, абзаце 2 пункта 4.1, абзаце 9 пункта 4.6 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Индивидуальным предпринимателям все же лучше вести кассовую книгу и оформлять документы. Ведь обеспечить сохранность и контролировать движение наличности в интересах самого предпринимателя. Например, в спорной ситуации подтвердить выдачу денег под отчет или зарплаты можно будет кассовыми документами >>

Какие операции с наличными попадают под понятие кассовой дисциплины

Кассовые операции и работа с наличностью включают в себя:

  • прием и выдачу наличных, для чего оформляют приходные и расходные кассовые ордера;
  • хранение наличных в кассе;
  • соблюдение лимита расчетов наличными;
  • ведение кассовой книги;
  • сдачу наличности в банк.

Порядок ведения кассовых операций закрепите в отдельном положении. О том, как соблюдать порядок ведения кассовых операций в 2021 году, рассказали эксперты Системы Главбух.

Образец положения о ведении кассовых операций в 2021 году

Ограничение наличных расчетов в 2021 году

Максимальный размер расчетов наличными деньгами — 100 000 руб. по одному договору. Он распространяется на расчеты между юридическими лицами, организациями и предпринимателями, а также только между индивидуальными предпринимателями. Лимит надо соблюдать как в период действия договора, так и после того, как срок контракта закончится.

Например, у компании-арендатора истек договор аренды, она освободила помещение, но у нее числится долг перед арендодателем. Так вот, даже после истечения срока этого договора погасить долг наличными деньгами компания сможет только в пределах 100 000 руб.

В 2021 году выплаты наличных денег можно производить только из средств, поступивших в кассу с банковского счета. Это правило касается всех организаций и ИП как при расчетах между собой, так и при расчетах организаций и ИП с физлицами. Исключение – закрытый перечень операций, на которые разрешено выплачивать деньги из кассы минуя расчетный счет. Об этом – в пункте 1 указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У.

Организации и ИП вправе расходовать напрямую из кассы на определенные цели наличные деньги, поступившие от:

  • реализации товаров, работ, услуг;
  • выплат по договорам займов, возврата основного долга, процентов, штрафов и пени по договорам займов – если участником расчетов является МФО, ломбард, сельскохозяйственный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив;
  • поступлений от паевых взносов – если участником расчетов является сельскохозяйственный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив.

Перечень разрешенных выплат из кассы смотрите в таблице ниже. О том, какие кассовые аппараты использовать при расчетах, рассказали эксперты Системы Главбух.

Источник

Кассовая дисциплина в 2021 году и порядок ведения кассовых операций

Все организации и ИП обязаны соблюдать правила ведения кассовых операций. Малые и микроредприятия, а также ИП вправе применять упрощенную процедуру ведения учета движения наличных денег.

Российское законодательство обязывает соблюдать определенный свод правил ведения кассовых операций. Разрабатывает порядок Банк России. С 2021 года требования кассовой дисциплины изменились.

  1. Кто устанавливает порядок ведения кассовых операций
  2. Отличия кассовой дисциплины для организации и ИП
  3. Документы кассовой дисциплины

Что такое кассовая дисциплина

Определение кассовой дисциплины может звучать как обязательный к. соблюдению свод правил Банка России для работы с наличными деньгами.

Регулируется кассовая дисциплина Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Еще один важный документ, описывающий правила для кассовых операций – это Указание Банка России от 09.12.2019 N 5348-У «О правилах наличных расчетов».

Основные правила работы с наличными деньгами в России в 2021 году

Основные правила работы с наличными деньгами таковы:

  • обязательное отражение кассовых операций в документах установленной формы (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга);
  • расходование поступивших в кассу от покупателей наличных денежных средств только на разрешенные Банком России цели (например, на выдачу зарплаты, выдачу денег под отчет, оплату за товары или услуги и т. д.);
  • установка и соблюдение лимита остатка кассы (малые предприятия и микропредприятия освобождены от соблюдения этого правила);
  • соблюдение лимита для расчетов наличными между организациями или ИП в рамках одного договора (максимальная сумма – 100 000 руб.).

Новое в правилах ведения кассовых операций в 2021 году

Указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У внесло корректировки в порядок ведения кассовых операций. В частности, с 2021 года можно выдавать несколько сумм под отчет нескольким лицам по одному расходнику.

Исключено требование о трехдневном сроке предоставления авансового отчета подотчетным лицом, теперь организация или ИП самостоятельно устанавливают срок.

Кассиру организации запрещено выдавать банкноты даже с одним повреждением, они подлежат сдаче в банк.

Как отличаются правила кассовой дисциплины для организаций и ИП

Для предпринимателей действует упрощенный порядок ведения учета кассовых операций.

Например, индивидуальные бизнесмены не обязаны заполнять приходные и расходные кассовые ордера, вести кассовую книгу, а также ИП освобождены от необходимости устанавливать лимит остатка кассы.

Документы, регулирующие кассовую дисциплину

Особенности кассовой дисциплины прописываются в учетной политике организации.

Допускается вынести правила ведения учета наличных денег в отдельный локальный нормативный акт – внутреннее положение о ведении кассовых операций.

Кроме того, если в учетной политике прописаны положения об установлении лимита остатка кассы, необходимо издать приказ с приложением расчета суммы лимита.

В приказе желательно прописать периодичность сдачи наличных в обслуживающий банк, а также назначить лицо, ответственное за соблюдение требований приказа и за контроль над ежедневным остатком в кассе.

Приказ может устанавливать лимит на определенный срок, а может такой срок и не иметь. В этом случае лимит действует до первого пересмотра значения и утверждения нового приказа.

Что такое лимит остатка кассы и как он рассчитывается

Лимит кассы определяет максимальный остаток на конец дня на 50 счете бухгалтерского учета, а значит и реальных наличных денег в кассе предприятия или ИП. Данный лимит не распространяется на деньги, предназначенные для выплаты зарплаты в установленные для этого дни, а также на ту выручку, которая была получена в выходные и праздничные дни, когда сдать излишек наличности физически не представлялось возможным.

Алгоритм расчета лимита установлен на законодательном уровне. Он описан в Указании Банка России РФ № 3210-У.

Для расчета максимального разрешенного остатка наличных денег берутся кассовые поступления или расходы за определенный период, делятся на продолжительность этого периода и умножаются на удобную периодичность сдачи наличных в банк.

Период для определения среднего значения поступлений или расходов в день не может превышать 92 календарных дня.

К периодичности сдачи наличных в банк также есть требования. Этот период не может превышать 7 рабочих дней, а для тех предприятий, касса которых расположена в труднодоступных районах, этот период продлевается до 14 календарных дней.

Существуют две формулы для расчета лимита:

  • поступления в кассу за период X / продолжительность периода X в днях * периодичность сдачи наличных в днях;
  • расходы из кассы за период X / продолжительность периода X в днях * периодичность сдачи наличных в днях.

Напомним, что период X не превышает 92 дней, а периодичность сдачи наличных 7 или, в крайнем случае, 14 дней.

Кроме того, следует отметить, что из расходов по кассе, участвующих при расчете лимита, исключаются расходы на выплату заработной платы, социальных пособий и приравненных к этим выплат.

Обособленные подразделения с отдельным расчетным счетом рассчитывают лимит самостоятельно, а вот если обособленные подразделения сдают остатки в общую кассу, то лимит устанавливается в целом на предприятие и из расчета наличных оборотов с учетом оборотов обособленных подразделений.

Вновь созданная организация, а также организация, ранее не имевшая наличных доходов и расходов, рассчитывает лимит исходя из прогнозных показателей. При этом она вправе пересмотреть лимит, если фактические суммы по прошествии квартала окажутся несоизмеримыми с прогнозными значениями, использованными в расчете.

Как заполнять и хранить документы кассовой дисциплины

Прием и выдача наличных денег из кассы оформляется так:

  • выдача наличных денежных средств – расходным кассовым ордером (РКО);
  • прием наличных денег в кассу – приходным кассовым ордером (ПКО).

По каждому ПКО или РКО кассир вносит запись в кассовую книгу.

Формы ПКО, РКО, а также кассовой книги утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 и являются обязательными к применению.

ПКО, РКО и кассовая книга могут оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Кассовые документы необходимо хранить не менее пяти лет после отчетного года, а при возникновении споров, разногласий – до принятия решения по делу.

Смотрите подробнее в видеолекции Надежды Самковой «Кассовые операции» в Школе главбуха малого предприятия.

Бухгалтеры должны вести кассовые операции по новым правилам. Также меняются документы на подотчет. Изменения внес ЦБ РФ специальным Указанием. Редакция журнала «Упрощёнка» подготовила подробную инструкцию по переходу на новый порядок.

Кто проверяет соблюдение кассовой дисциплины

Раньше ответственными за проверку кассовой дисциплины предприятием или индивидуальным бизнесменом были обслуживающие банки, где у организации или ИП был открыт расчетный счет и выдана чековая книжка.

Но начиная с 2012 года с банков сняли данные полномочия.

Теперь соблюдение порядка ведения кассовых операций проверяет налоговая инспекция.

Налоговые органы вправе прийти с проверкой полноты учета выручки в любое время, даже если недавно уже проводилась проверка. Это связано с тем, что в законодательстве отсутствуют нормативные ограничения на частоту проведения проверок, а также с тем, что на проверки кассовой дисциплины не распространяется действие законодательства о защите прав юридических лиц и ИП.

Налоговые органы могут проверить любой период.

Однако срок давности по нарушениям в сфере кассовой дисциплины – два месяца со дня совершения правонарушения. Поэтому привлечь к ответственности за нарушение, совершенное за пределами этого срока, нельзя. Например, если в ходе проверки обнаружат превышение лимита остатка денег в кассе, но с момента превышения прошло более двух месяцев, штрафа не будет.

Штраф за несоблюдение правил работы с наличными деньгами

В результате проверки налоговики могут наложить штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб. за:

  • за расчет наличными сверх лимита;
  • нецелевое расходование наличной выручки;
  • превышение лимита кассы;
  • неоприходование наличной выручки.

Как мы уже отметили, срок давности для нарушений в области кассовой дисциплины –- два месяца со дня нарушения.

Источник

Кассовые операции: правила

Редакция сайта klerk.ru «Клерк» — крупнейший сайт для бухгалтеров. Мы не берем денег за статьи, новости или скачивание документов. Мы делаем все, чтобы сделать работу бухгалтеров проще.«Клерк» Рубрика Кассовые операции

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации — это специализированная система учета деятельности по движению наличных денежных средств в кассе учреждения. Нормативы по ведению дисциплины обязан применять любой экономический субъект, работающий с наличностью. Чиновники систематически обновляют законодательство. Наиболее значимым нововведением последнего времени является введение обязательного использования онлайн-касс.

Важные изменения законодательства

  • поменял порядок составления ПКО и РКО кассы на основании чеков КК-техники;
  • ввел новое правило оформления кассовых документов в электронной форме;
  • изменил оформление и порядок выдачи подотчетных сумм.

Для наглядности представим эти изменения в ведении кассы в виде таблицы:

Суть изменений в правилах ведения операций с наличными

П. 4.1. Кассовые документы (ПКО и РКО) оформляют по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Фед. закона от 22.05.2003 № 54

П. 5.1. При оформлении ПКО в электронном виде квитанцию к ПКО направляют вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты

П. 6.1. Наличие подписей ответственных лиц проверяется при оформлении документов на бумажном носителе

П. 6.2. В случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег проставляется электронная подпись

П. 6.3. Отдельное заявление на подотчет составлять не обязательно, если на подотчетное лицо есть приказ (т. е. вернулся порядок, действовавший до 01.06.2014)

П. 6.3. Выдавать аванс допустимо при непогашенном долге по предыдущему подотчету — Цитата с сайта ClubTK.ru. Подробнее: https://clubtk.ru/poryadok-vedeniya-kassovykh-operatsiy

Порядок организации и ведения кассовых операций

Соблюдайте следующий порядок ведения операций с наличными:

Назначьте кассира. Введите новую штатную единицу «бухгалтер-кассир» либо возложите обязанности по ведению расчетов наличными на другого специалиста. Отметим, что кассиром назначается только штатный работник учреждения. На внештатника или договорника возложить такие обязанности нельзя. Ознакомьте кассира с действующим порядком ведения КО под подпись.

Утвердите лимит наличных. Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных денег, которая может храниться в специализированном помещении каждый день, то есть в кассе. Исключением признаются дни выплаты зарплаты, пособий и стипендий. В остальные дни сумму денег, превышающую лимит по кассовым операциям, необходимо сдать на расчетный счет.

Фиксируйте каждую операцию с наличными. Любое движение денег, поступление или расход в кассе необходимо отразить соответствующим документом. Причем не только первичным, но и зарегистрировать в журнале ведения учета.

Отражайте операции в бухучете. На каждую операцию с наличными в кассе необходимо составить соответствующую бухгалтерскую проводку. Отражайте движение денег на соответствующих счетах, согласно инструкциям по ведению БУ.

Обеспечьте тотальный контроль операций. Организуйте систематические проверки. Только профессиональный контроль и проверки того, как соблюдаются правила ведения кассы, позволят избежать штрафов за нарушение ведения кассовой дисциплины.

Унифицированные формы для кассовых операций

ВАЖНО! Письмом от 21.07.2017 № 03-01-15/46715 Минфин РФ подтвердил, что применять унифицированные формы, связанные с ведением ККМ (постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132), в соответствии с «Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин . » (МФ РФ от 30.08.1993 № 104), необязательно!

  • журнал кассира-операциониста;
  • справка-расчет кассира-операциониста;
  • журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
  • сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;
  • акт о переводе суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины;
  • акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию;
  • акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам);
  • журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ; акт о проверке наличных денежных средств кассы.

Однако некоторые бланки остались обязательными элементами учета движения наличных. Каждое учреждение обязано формировать обязательные документы при движении наличных денежных средств.

Актуальные бланки и образцы

Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.

Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.

Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.

Пример заполнения РКО

1

Операции по поступлению наличности в кассу оформляем приходным кассовым ордером. Причем поступления могут быть не только от работников, но и с расчетного счета банка в кассу организации. Например, учреждение выдает заработную плату и пособия наличными.

Пример заполнения ПКО

2

Все расходные и приходные операции регистрируются в специальном документе — кассовой книге, учитывая хронологический порядок регистрации и ведения бухгалтерских данных.

Пример заполнения

33-1

Использование ККМ в 2020 году

С 01.07.2017 наступила обязанность применять только новую ККМ, то есть с этой даты прекращена регистрация контрольно-кассовой техники в порядке, установленном старой редакцией закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 08.03.2015). Переход происходил в несколько этапов. И сейчас почти все организации и ИП, работающие с наличностью, должны применять онлайн-ККТ. В соответствии с правилами ведения кассовых операций, в 2020 году ККМ вправе не применять компании, осуществляющие деятельность:

  • поименованную в п. 2 ст. 2 54-ФЗ; в отдаленных и труднодоступных местах;
  • в области религиозных обрядов и церемоний, по продаже предметов религиозного культа;
  • аптечные организации в сельской местности;
  • по предоставлению парковочных мест на земельных участках, находящихся в государственной собственности;
  • платных услуг библиотечного дела;
  • прием наличности за коммунальные услуги;
  • образовательные услуги населению;
  • предоставление услуг в сфере физической культуры и спорта;
  • оказание услуг центрами культуры и творчества.

Для наглядности представим поэтапный порядок реализации новой редакции закона № 54-ФЗ в виде блок-схемы.

4

На сегодняшний день существуют уже более 100 моделей онлайн-касс, а действующие ОФД обеспечивают передачу данных с касс в ОФД, ФНС и ЕГАИС.

По каждой онлайн-кассе ОФД собирает и актуализирует массу параметров: время открытия и закрытия смены, сумму наличных, средний чек и т. д. А значит, любую точку продаж теперь есть возможность проверить через интернет за считанные минуты. Кроме того, встроенные сервисы некоторых ОФД позволяют не только хранить полученные данные, но и формировать различные отчеты.

После введения онлайн-касс все их владельцы с 19.08.2017 обязаны выполнять через личный кабинет КК-техники следующие действия (пункт 1 главы I приказа ФНС РФ от 29.05.2017 № ММВ-7-20/483@):

  • отвечать в трехдневный срок на поступившие через личный кабинет запросы ИФНС;
  • сообщать о неприменении КК-машин или в трехдневный срок со дня устранения выявленных нарушений при ее использовании;
  • сообщать о своем согласии или несогласии с поступившими от ИФНС данными о выявленных нарушениях в течение одного рабочего дня.

Передаваемые сведения необходимо подписывать усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП). После получения такого сообщения ИФНС должна подтвердить факт получения, разместив в кабинете КК-машин квитанцию о приеме. Информация и документы могут быть переданы и на бумажном носителе в налоговые органы.

Что делать при неисправности ККМ

А как не нарушить кассовую дисциплину, если произошла поломка единственного ККТ, который в своей деятельности использует компания? При поломке ККТ организация вправе вести деятельность без ее использования. В этом случае покупателю выдают бумажный документ, подтверждающий факт оплаты (например, товарный чек). Сразу же после устранения поломки, чтобы избежать штрафа, необходимо (п. 14.5 КоАП РФ):

  • сформировать по каждой операции коррекционный чек;
  • в письменной форме сообщить о возникшей ситуации, указав информацию о каждом созданном чеке коррекции.

Очень важно соблюдать порядок ведения до того, как ИФНС узнает о возникшей поломке в результате проверки. Только в этом случае штрафные санкции не будут применены. Чтобы не оказаться в ситуации невозможности работы при поломке ККТ, налоговые органы предлагают приобрести запасной кассовый аппарат (письмо № ЕД-4-20/24899).

Проверки ФНС

  • производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
  • как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
  • соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
  • соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
  • выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Ответственность за нарушения оформления кассовых операций

Если кассовая дисциплина в 2020 году не отвечает заявленным требованиям, на нарушителей наложат штраф:

  • для должностных лиц — от 4000 до 5000 рублей;
  • для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Источник

Поделиться с друзьями
Adblock
detector