Меню

Инструкция сэд дело толстый клиент

Раздел VIII. Организация работы в СЭД «ДЕЛО»

Раздел VIII
Организация работы в СЭД «ДЕЛО»

149. Доступ пользователей в СЭД «ДЕЛО» осуществляется через уникальные учетные записи, создаваемые для каждого пользователя.

Ответственность за сохранение конфиденциальности паролей к учетным записям пользователей несут пользователи.

150. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в СЭД «ДЕЛО».

151. В Администрации, исполнительных органах государственной власти, структурных подразделениях исполнительных органов государственной власти создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

152. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

153. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД «ДЕЛО». Прием и отправка электронных документов осуществляется службой делопроизводства или уполномоченными на то лицами. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, отдел документооборота и служба делопроизводства осуществляют проверку подлинности электронной подписи.

154. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, руководителей исполнительных органов государственной власти, а также при направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, при отправке электронных документов и хранении электронных документов передаются (направляются, хранятся) регистрационные данные электронных документов.

155. Документы, создаваемые в Администрации, исполнительных органах государственной власти, структурных подразделениях исполнительных органов государственной власти и (или) поступившие в Администрацию, губернатору Ненецкого автономного округа, исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения исполнительных органов государственной власти на бумажном носителе, включаются в СЭД «ДЕЛО» после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД «ДЕЛО» осуществляется после его сравнения с подлинником документа.

156. В СЭД «ДЕЛО» осуществляется:

регистрация документов, содержащих информацию открытого характера, поступивших в Администрацию, в адрес губернатора Ненецкого автономного округа, исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения исполнительных органов государственной власти, а также регистрация внутренней и исходящей корреспонденции;

автоматизированный поиск документов по различным критериям;

контроль за своевременным исполнением резолюций (поручений);

согласование проектов писем путем создания соответствующих РКПД;

регистрация документов ограниченного распространения (для служебного пользования, с отметкой ДСП).

В СЭД «ДЕЛО» запрещается:

осуществлять регистрацию и иную обработку документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну;

ввод текстов документов ограниченного распространения, преобразование их в электронную форму (сканирование) и хранение;

осуществлять регистрацию входящих и исходящих писем, оформленных с нарушением правил настоящей Инструкции.

157. Основной единицей хранения информации в СЭД «ДЕЛО» является регистрационная карточка документа (РК).

Каждая РК содержит заранее определенный набор реквизитов для описания своего вида. Совокупность РК образует картотеку.

Вместе с РК в СЭД «ДЕЛО» может храниться электронный образ (файл) документа.

Документ регистрируется в единой базе данных СЭД «ДЕЛО» только один раз. При этом РК одновременно доступна для работы пользователям, наделенным правом выполнять конкретные функции как в картотеке, где документ был зарегистрирован, так и в тех картотеках, куда он был направлен на исполнение или для сведения.

Губернатору Ненецкого автономного округа и заместителям губернатора Ненецкого автономного округа устанавливается подсистема электронного документооборота «Дело Web».

158. Регистрация входящих документов, поступивших в Администрацию, в адрес губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа осуществляется отделом документооборота в картотеке документов Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа.

Входящие документы исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти регистрируются их службами делопроизводства в картотеках соответствующих органов.

Регистрация исходящих и внутренних документов, распорядительных документов Администрации, губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, осуществляется отделом документооборота в картотеке документов Аппарата Администрации.

Регистрация исходящих и внутренних документов исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти осуществляется службами делопроизводства исполнительных органов государственной власти.

Во время регистрации производится прикрепление к РК соответствующего электронного образа документа (файла).

Регистрация обращений граждан, поступивших в Администрацию, в адрес губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа осуществляется отделом документооборота в картотеке документов Администрации и Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа.

Регистрация обращений граждан, поступивших непосредственно в исполнительный орган государственной власти, структурное подразделение исполнительного органа государственной власти производится в картотеке соответствующего исполнительного органа государственной власти.

В целях внесения резолюций губернатора Ненецкого автономного округа, первого заместителя губернатора Ненецкого автономного округа — руководителя Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа сотрудниками отдела документооборота распечатывается «Карточка регистрации писем, заявлений и жалоб граждан», формируемая СЭД «ДЕЛО» по форме согласно Приложению 22 к настоящей Инструкции. Указанная карточка прикрепляется к оригиналу письменных обращений граждан. Оригиналы письменных обращений, поступивших в адрес Администрации, губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, остаются в отделе документооборота, ответственному исполнителю передается электронный образ документа. Обращения граждан посредством СЭД «ДЕЛО» передаются с использованием доступа «Граждане». Копия ответа заявителю возвращается в отдел документооборота.

Ответственному исполнителю может быть передан оригинал письменного обращения, содержащего приложение копий документов, электронный образ которых не прикреплен к РК.

159. В СЭД «ДЕЛО» обеспечивается преобразование документов на бумажном носителе в электронную форму (сканирование) и размещение его в базе данных системы.

Сканирование входящих и исходящих документов картотеки Аппарата Администрации Ненецкого автономного округ осуществляется в отделе документооборота при регистрации документов в СЭД «ДЕЛО».

160. Постановка на контроль документа с резолюцией (поручением) губернатора Ненецкого автономного округа или лица исполняющего его обязанности, первого заместителя губернатора Ненецкого автономного округа — руководителя Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа осуществляется ответственным сотрудником организационно-контрольного управления Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа путем ввода в РК резолюции соответствующего должностного лица и заполнения поля «Плановая дата исполнения». РК контрольного документа автоматически выделяется отметкой красного цвета «К».

Руководители структурных подразделений исполнительных органов государственной власти могут ставить документы на свой контроль. В этом случае документ является контрольным только в картотеке данного органа.

Снятие с контроля документа с резолюцией (поручением) губернатора Ненецкого автономного округа, или лица исполняющего его обязанности, первого заместителя губернатора Ненецкого автономного округа — руководителя Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа также осуществляется ответственным сотрудником организационно-контрольного управления Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа путем заполнения в поручении РК полей «Фактическая дата исполнения» и «Основание для снятия с контроля».

161. В СЭД «ДЕЛО» реализуется процедура предварительного согласования проектов писем и их визирование.

162. Справочники СЭД «ДЕЛО» обеспечивают функционирование системы в соответствии с организационной структурой системы исполнительных органов государственной власти и правилами делопроизводства.

Справочники создают максимальное удобство при вводе и поиске информации, позволяют исключить ошибки при вводе данных. Справочник «Пользователи» задает набор функций и устанавливает ограничения доступа к данным для конкретного пользователя.

Структуру справочников определяет администратор СЭД «ДЕЛО». Администратор осуществляет ведение всех справочников СЭД «ДЕЛО» и проверяет правильность их заполнения.

Дополнение записей в справочники «Организации» и «Граждане» выполняется при регистрации документа или редактировании реквизита РК «Адресат», если указанный адресат отсутствует в соответствующем справочнике.

Управление государственной гражданской службы и кадров Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа обязано своевременно представлять информацию о кадровых изменениях для корректировки справочников в КУ НАО «НИАЦ».

163. Право доступа к конкретным картотекам и право выполнять конкретные функции (регистрация, редактирование, поиск, получение отчетов, просмотр всех резолюций и т.д.) предоставляются пользователю в процессе его регистрации в СЭД «ДЕЛО».

Для должностных лиц, работающих в СЭД «ДЕЛО», в каждой картотеке создаются «Кабинеты». Лицо может быть владельцем только одного «Кабинета». Доступ к тому или иному «Кабинету» и отдельным папкам этого «Кабинета» предоставляется пользователю при назначении картотечных прав пользователя.

164. В картотеках исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти РК появляется сразу после его регистрации или выполнения одной из команд — «Переслать РК», а также после ввода резолюций руководства.

Если документ направлен «Владельцу Кабинета», РК появляется в папке «Поступившие» этого «Кабинета».

В СЭД «ДЕЛО» доступны поиск и обработка РК, используя режим поиска по номеру РК или по любым другим реквизитам.

165. Группа «Входящие документы» предназначена для описания документов, поступающих в Администрацию, в адрес губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, в исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения исполнительных органов государственной власти.

Группа «Исходящие» предназначена для описания документов, исходящих из Администрации, исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти и внутренних документов.

Группа «Обращения граждан» предназначена для описания поступающих обращений граждан.

166. Регистрационные номера входящих документов формируются автоматически и представляют собой порядковый номер документа или письма в пределах календарного года.

167. Сотрудник отдела документооборота или службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти регистрирует входящий документ, заполняя соответствующие реквизиты РК документа, и осуществляет преобразование документа, поступившего в бумажной форме, в электронную форму (сканирование).

168. В картотеке Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа после завершения регистрации входящего документа выполняется операция по пересылке РК в соответствующие картотеки и/или в «Кабинеты» должностных лиц для дальнейшей работы с документом.

Читайте также:  Инструкция для лица и глаз

169. Номер исходящих документов формируется автоматически и включает в себя буквенный или цифровой индекс группы и порядковый номер документа в пределах календарного года. В регистрационный номер документа включается индекс дела по номенклатуре дел.

170. Заполнение в РК поля «Связки» является обязательным, если регистрируемый документ является ответом на ранее поступивший входящий или внутренний документ, дополнением к нему или связан с ним тематически. При этом соответствующий тип связки выбирается из справочника СЭД «ДЕЛО».

171. При регистрации исходящих документов обязательно заполняется поле «Адресат» и проставляется отметка об отправке РК.

172. Регистрационные номера обращений граждан формируются автоматически, состоят из порядкового номера в пределах календарного года.

173. При вводе резолюций (поручений) с контрольным сроком исполнения обязательно заполняется реквизит «Плановая дата исполнения».

174. После ввода резолюции (поручения) в СЭД «ДЕЛО» автоматически осуществляется пересылка РК в картотеку соответствующего структурного подразделения или в «Кабинет» должностного лица.

175. Ответственным за исполнение и обобщение поручения является исполнитель, отмеченный в СЭД «ДЕЛО» знаком «!».

176. Исполнители поручений своевременно представляют информацию о ходе и результатах их исполнения сотрудникам организационно-контрольного управления Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа для внесения ее в РК в поле «Отчет исполнителя».

177. Если во исполнение поручения подготовлен исходящий или внутренний документ, который зарегистрирован в СЭД «ДЕЛО» в связке с контрольным документом, то в поле «Отчет исполнителя» следует указать дату и номер документа-ответа. При устном ответе или исполнении документа, не связанного с подготовкой исходящего документа, отчет исполнителя должен содержать следующую информацию: кому доложено (сообщено), когда, кем и что (кратко).

К отчету исполнителя может быть прикреплен электронный образ документа (файл).

Если поручение дано нескольким структурным подразделениям, то сводный отчет об исполнении документа составляется структурным подразделением, которое является ответственным исполнителем.

178. При продлении срока исполнения документа, поставленного на контроль, в поле «Ход исполнения» делается соответствующая запись и корректируется поле «Плановая дата» или вводится фактическая дата исполнения поручения и новая резолюция (поручение).

179. Сотрудники службы делопроизводства, организационно-контрольного управления Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа могут просмотреть информацию о ходе исполнения поручения (отчеты) всех соисполнителей по данному поручению.

Просмотр всех резолюций к документу возможен только в случаях, когда такое право предоставлено пользователю администратором СЭД «ДЕЛО». Если такое право не предоставлено, то пользователь сможет просматривать резолюции, соответствующие доступным ему картотекам.

180. При списании в дело исполненного документа в РК этого документа проставляется отметка о списании. В «Журнал передачи» добавляется запись «Списан в дело» и проставляется номер дела в соответствии с номенклатурой дел.

181. Функция поиска предназначена для отбора РК и обращений граждан, удовлетворяющих заданным критериям запроса. Пользователь СЭД «ДЕЛО» осуществляет поиск документов в пределах картотек, к которым ему разрешен доступ.

Поиск осуществляется по любым реквизитам РК или обращений граждан, по регистрационным номерам, по реквизитам резолюций или журнала передачи и другим.

Пользователь СЭД «ДЕЛО» имеет возможность создавать и сохранять свои запросы для дальнейшего их использования.

Результатом поиска является список РК или обращений граждан, удовлетворяющих заданным критериям запроса. СЭД «ДЕЛО» предоставляет возможность просмотра всех реквизитов РК найденных документов или обращений граждан, печати списка или его фрагментов, а также просмотра файлов, прикрепленных к РК.

182. Функция «Кабинеты» используется для работы с документами, требующими исполнения, а также для работы с проектами документов.

«Кабинет» — это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанным к данному «Кабинету».

183. В функции «Кабинеты» РК исполняемых документов распределены по папкам «Поступившие», «На исполнении», «На контроле», «У руководства», «На рассмотрении». Для работы с проектами документов используются папки «Управление проектами», «На визировании», «На подписи».

В папке «Поступившие» находятся РК, которые уже поступили в «Кабинет», но еще не приняты к исполнению.

В папке «На контроле» находятся все записи о контрольных поручениях, авторами или контролерами которых являются владельцы текущего «Кабинета».

184. Ответственный сотрудник обязан регулярно просматривать папки «Кабинета», исполнять документы, удалять записи о документах, не требующих исполнения.

185. Пользователь самостоятельно настраивает вид папок, определяя, какие именно реквизиты РК (РКПД) должны отображаться в перечне записей, находящихся в папке.

186. Ответственность за организацию использования СЭД «ДЕЛО» в Администрации возлагается на первого заместителя губернатора Ненецкого автономного округа — руководителя Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа, в исполнительных органах государственной власти на руководителей данных органов.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник



Инструкция по выполнению основных операций в системе электронного документооборота «Дело» (Сэд «дело»)

Должностные инструкции Инструкции к заполнению Документоведение Электротехника Документы

Инструкция по выполнению основных операций в системе электронного документооборота «дело»

1.запуск программы. основной вид 2

2. регистрация документов 3

Исходящие и внутренние документы 3

Направление документа адресату: 5

Входящие документы 6

Просмотр и получение копий приказов. 9

Просмотр и работа с входящими документами и поручениями руководства университета 9

3. ПОиск документов 12

Инструкция
по выполнению основных операций
в системе электронного документооборота «Дело»

1.запуск программы. основной вид

Открываем ярлык «Документы» .

В открывшемся окне вводим данные для входа в Дело – имя и пароль.

При успешном входе мы видим основное окно для работы с программой.

— регистрация документов: открывает доступ для создания новых документов: входящих, исходящих и внутренних;

— кабинеты: представляет собой каталог папок, где хранятся уже существующие документы.

— поиск документов и личные папки: осуществляет поиск документов, в том числе и тех, которые уже недоступны в кабинете.

2. регистрация документов

Исходящие и внутренние документы

После нажатия на пункт регистрация документов из основного меню программы открывается диалоговое окно предлагающее выбрать вид регистрируемого документа, и дату регистрации:

Значком обозначаются документы внутренние и исходящие,
значком – входящие.

Нажав на соответствующую группу документов и нажав кнопку выбрать мы сразу переходим к регистрационно-контрольной карточке документа
(далее – РКК).

Рассмотрим пример регистрации исходящего документа.

В РКК заполняем поля: дата, подписал, состав (количество страниц/листов в документе), содержание (обычно заголовок документа), исполнитель, визы, адресат, файлы (прикрепление документа в электронном виде).

Обратите внимание! Жирным выделены поля, обязательные для заполнения. Поле регистрационный № не подлежит редактированию, оно заполняется системой автоматически.

Поля визы, адресат заполняются нажатием на соответствующие кнопки , .

После заполнения всех необходимых данных сохраняем карточку нажатием на кнопку Записать РК – .

При необходимости регистрации еще одного документа этой же группы можно нажать кнопку Создать РК той же группы . Если необходим новый документ другой группы, нажимаем кнопку Создать РК – .

Редактирование карточки осуществляется нажатием на кнопку Редактировать .

Добавление файла происходит кнопкой Новый файл .

Поле связки служит для связи инициативных и ответных документов. Для того, чтобы связать два документа необходимо в поле связки набрать номер РКК документа, с которым будем связывать и нажать enter.

Обратите внимание! При вводе номера необходимо вписывать только порядковый номер регистрационной карточки. Например, в документе 015/965 порядковый номер 965 , а 015 – постоянная информация.

Направление документа адресату:

Адресаты в программе делятся на 3 вида:

— организации (внешний адресат);

— граждане (внешний адресат);

— внутренние адресаты .

Выбрав адресата(ов) из необходимой категории обязательно выделяем их всех (Ctrl+A) и нажимаем кнопку отметить отправку .

Для внешних адресатов в виде отправки необходимо выбрать соответствующий вид:

Входящие документы

Регистрация входящих документов осуществляется аналогично регистрации исходящих и внутренних документов.

В РКК заполняем поля: дата, корреспондент, исходящий номер и дата поступившего документа, сведения о лице, подписавшем документ, кому документ подается на рассмотрение, содержание документа, состав, файлы.

Обратите внимание! Жирным выделены поля, обязательные для заполнения. Поле регистрационный № не подлежит редактированию, оно заполняется системой автоматически.

После рассмотрения документа руководством в РКК вносится резолюция.

Резолюция – если это первое поручение в документе.

Пункт – вносится при необходимости деления поручения на пункты.

Подчиненная резолюция – вносятся поручения исполнителя первой резолюции.

В окне ввода резолюции заполняем поля автор резолюции, дату резолюции, содержание, и исполнителей поручения. При необходимости вносим плановую дату исполнения поручения, при этом РКК автоматически становится контрольной.

3. КАБИнеты

Основные папки для работы:

1 – Поступившие (сюда поступают входящие документы, требующие исполнения либо выдачи поручения, а также внутренние документы, направленные другими пользователями);

2 – На исполнении (здесь хранятся документы, принятые к исполнению и находящиеся в работе);

3 – На контроле (содержит документы с контрольными поручениями, авторами или контролерами которых являются владельцы данного кабинета);

Вид папки Поступившие.

Новые документы выделены зеленым цветом.

Просмотр и получение копий приказов.

После открытия РКК в разделе файлы необходимо открыть прикрепленный файл двойным нажатием или кнопкой Смотреть файл . Распечатывается файл в соответствии с программой, установленной на вашем ПК (обычно меню Файл – печать).

После просмотра РКК ее можно удалить из кабинета, в этом случае РКК будет доступна только через поиск. Для этого в папке Поступившие нажимаем правой кнопкой на нужную РКК и выбираем из выпадающего меню пункт удалить из папки.

Читайте также:  Счетчик псч 4тм 05мк инструкция

Просмотр и работа с входящими документами
и поручениями руководства университета

Входящие документы, регистрируемые в ОДО попадают к исполнителю в папку Поступившие.

Внизу РКК находятся поручения.

Обратите внимание! Если вы не нашли себя в списке исполнителей, нужно перейти на подчиненную резолюцию с помощью кнопок .

После перехода между поручениями различного уровня:

Распечатать резолюцию и РКК можно нажав кнопку Печать .

– обозначает, что документ находится на контроле у руководства университета и поручение должно быть выполнено не позднее указанного в плановой дате срока .

На ВСЕ поручения руководства университета обязательно должны быть введены отчеты по их выполнению.

Для этого в блоке поручений предназначены две кнопки:

Ввести отчет – для ввода отчета или редактирования уже существующего;

Смотреть отчет – для просмотра отчета без возможности редактирования.

Для ввода отчета заполняем поля: состояние исполнения: промежуточный/окончательный отчет, дата, в текстовом поле информация о выполнении. В поле файл желательно прикреплять документ при его наличии.

НА ВСЕ ПОРУЧЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬНО ДОЛЖНЫ БЫТЬ ВНЕСЕНЫ ОТЧЕТЫ.

НЕ ДОПУСКАЕТСЯ ВНЕСЕНИЕ ОТЧЕТОВ ХАРАКТЕРА «ПРИНЯТО К ИСПОЛНЕНИЮ», «ПЕРАДАНО».

ОТЧЕТЫ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ОКОНЧАТЕЛЬНОГО ИСПОЛНЕНИЯ:

НА ПИСЬМА С ПОРУЧЕНИЯМИ «ПРИНЯТЬ К СВЕДЕНИЮ», «ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В РАБОТЕ» ДОПУСКАЮТСЯ ОТЧЕТЫ: «ПРИНЯТО К СВЕДЕНИЮ», «ПРИНЯТО ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ПРАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЕ».

НА ПИСЬМА С ПОРУЧЕНИЯМИ «ДЛЯ ПРЕДЛОЖЕНИЙ», «НА РАССМОТРЕНИЕ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ИНФОРМАЦИЮ» ДОЛЖНЫ БЫТЬ ПРЕДСТАВЛЕНЫ ОТЧЕТЫ С КОНКРЕТНЫМИ ДЕЙСТВИЯМИ: «ИНФОРМАЦИЯ ПРЕДСТАВЛЕНА ПРОРЕКТОРУ», «ОТВЕТ ДАН ПИСЬМОМ ОТ… №…», «ИНФОРМАЦИЯ ОТПРАВЛЕНА НА E-MAIL … (ФАКС ….)» И Т. Д.

3. ПОиск документов

Поиск документов осуществляется по всем документам, которые были созданы подразделением или были направлены другими подразделениями.

Источник

Система «ДЕЛО» ИНСТРУКЦИЯ

1 Система «ДЕЛО» ИНСТРУКЦИЯ Регистрация документов Для того чтобы зарегистрировать документ в системе, необходимо в главном окне программы нажать на кнопку «Регистрация» (рис. 1). Рисунок 1 Главное окно модуля «Документы» В появившемся окне нужно выбрать группу документов для регистрации (рис. 2). Рисунок 2 Выбор группы документа Если регистрационный номер документа зависит от номенклатуры дел, нужно в открывшемся окне справочника «Номенклатура» выбрать нужный заголовок и нажать кнопку «Выбрать» (рис. 3). Рисунок 3 Выбор группы документа из справочника «Номенклатура» Появится окно регистрационной карточки (РК) (рис. 4). Рисунок 4 Регистрационная карточка входящего документа

2 После заполнения необходимых полей РК, нажмите кнопку «Записать». Из режима просмотра можно перейти к редактированию РК, выбрав команды «Действия» «Редактировать РК» или щелкнув на соответствующей кнопке панели инструментов. Для того чтобы распечатать РК документа сначала необходимо выбрать шаблон печатной формы, для этого нажмите «Файл» «Выбор шаблона». В открывшемся окне (Рис. 5) выберите «Печать РК» и нажмите кнопку «Записать». Рисунок 5 Выбор шаблона Затем нажмите кнопку «Печать РК». Программа сформирует печатную карточку документа в MS Word. Далее следует в появившемся окне указать фрагмент карточки для печати и выбрать пункт меню «Файл» / «Печать». ВАЖНО! При регистрации исходящих и внутренних документов необходимо обратить внимание на заполнение поля «Адресат» Заполнение поля «Адресат» Для того что бы выбрать адресата необходимо нажать на кнопку «Адр». В открывшемся окне с помощью справочников «Организации», «Граждане» и «Подразделения» выберите адресата., если адресатом является организация или ее представитель;, если адресатом является гражданин;, если адресат внутренний (Аппарат правительства Ставропольского края, органы исполнительной власти Ставропольского края). ВАЖНО! Если выбрать внешнего адресата вместо внутреннего, документ не будет получен адресатом в СЭДД «Дело». ВАЖНО! Если адресат внутренний обязательно надо нажать на кнопку «Отметить отправку» (Рис. 6). В открывшемся окне выберите дату и нажмите «ОК». Рисунок 6 Отметка отправки документа Пересылка РК Откройте РК, нажмите кнопку «Переслать РК» или F9, выберите необходимого адресата.

3 Работа в кабинете Папка 1 «Поступившие» В папке находятся записи о новых документах, поступивших в подразделение, но еще не принятых к исполнению. Папка 2 «На исполнении» В папке находятся записи о документах принятых к исполнению, но еще не исполненных. Папка 3 «На контроле» В папке находятся записи о поручениях, контролером, которых является владелец текущего кабинета. Папка 4 «У руководства» В папке находятся записи об РК документов, по которым были введены проекты резолюций. Папка 5 «На рассмотрении» В папке находятся записи об РК документов, к которым был подготовлен проект резолюции, и отправлен на рассмотрение владельцу данного кабинета (автору резолюции). В данной папке работает руководители. Папка 6 «В дело» В папке хранятся записи о документах, подлежащих списанию в дело. Папка 7 «Управление проектами» Папка предназначена для работы с проектами документов. В данной папке записи о проекте документа хранятся до тех пор, пока проект не зарегистрирован. Папка 8 «На визировании» Папка содержит перечень записей о проектах документов, присланных на визирование владельцу данного кабинета. После визирование проекта запись о нем исчезает из данной папки. Папка 9 «На подписи» Папка содержит перечень записей о проектах документов, присланных на утверждение (на подпись) владельцу данного кабинета. После утверждения проекта запись о нем исчезает из данной папки. Если запись об РК повторяется в кабинете несколько раз Запись об одной и той же РК может быть представлена в списке несколько раз, если к ней было введено несколько проектов резолюции. Что бы удалить неверно введенный проект резолюции, необходимо открыть резолюции в режиме редактирования и нажать сочетание клавиш Ctrl+D. Как ввести резолюцию и поставить ее на контроль Чтобы ввести резолюцию откройте регистрационную карточку, и нажмите на кнопку «Ввести». В выпадающем списке выберите необходимый вид поручения (резолюция, подчиненная резолюция или пункт). В открывшемся окне новой резолюции в верхней части необходимо выбрать автора резолюции (внешнего или внутреннего), ввести текст резолюции, выбрать исполнителей для данного документа. Если поручение будет взято на контроль, то необходимо установить признак контрольности, воспользовавшись кнопкой и сменив статус «Неконтрольное» на «Контрольное». Далее в поле «Контроль» необходимо указать контролирующего исполнителя, воспользовавшись кнопкой и выбрав фамилию из открывшегося списка. Записать. Как удалить ошибочную резолюцию Необходимо открыть резолюции в режиме редактирования и нажать сочетание клавиш Ctrl+D. Как поставить документ на контроль Откройте РК документа и переведите ее в режим редактирования. Из меню Реквизиты выберите команду «Поставить/Снять с контроля» или щелкните кнопку на панели инструментов.

4 Как установить связи между документами Установить связи между документами можно несколькими способами: Для того чтобы установить связи между документами созданными в СЭДД «Дело», необходимо: 1. Найти регистрационную карточку документа; 2. Перевести карточку в режим редактирования, если она была сохранена; 3. В поле «Связки» ввести регистрационный номер документа и нажать клавишу Enter на клавиатуре или нажать на кнопку «Связки» (Рис. 7) Рисунок 7 Регистрационная карточка входящего документа 4. В открывшемся окне нажать на кнопку «Поиск по номеру» (Рис. 8) Рисунок 8 Окно «Связки» 5. В открывшемся окне ввести нужный регистрационный номер и нажать на кнопку «Найти». Установить логические связи (тип связки) между документами и нажать кнопку «Связать» (Рис. 9). Рисунок 9 Окно «Поиск по номеру» 6. Нажмите кнопку «Записать». Для того чтобы установить связь между документами, одного из которых нет в СЭДД «Дело», необходимо: 1. Открыть регистрационную карточку документа, существующего в СЭДД «Дело»; 2. Перевести карточку в режим редактирования, если она была сохранена; 3. Нажать на кнопку «Связки» (Рис. 8); 4. В открывшемся окне нажать на кнопку «Добавить связку» (Рис. 10); Рисунок 10 Окно «Связки»

5 5. Поле «Связанный документ» станет активным для ввода. Введите в данное поле номер и дату документа (которого нет в СЭДД «Дело») с которым необходимо связать текущий документ (Рис. 11). А также выберите соответствующий тип связки. Рисунок 11 Окно «Связки» 6. Нажмите кнопку «Записать». Как ввести отчет об исполнении С помощью кнопок откройте необходимую резолюцию, затем выделите исполнителя и нажмите на кнопку «Ввести отчет» (Рис. 12). Рисунок 12 Ввод отчета об исполнении Откроется окно «Отчет исполнителя» (Рис. 13): Рисунок 13 Отчет исполнителя В отчете обязательно указывается состояние исполнения (из выпадающего списка) и дата исполнения. Также следует ввести текст отчета. После сохранения отчета данные переносятся в регистрационную карточку (Рис. 14): Рисунок 14 РК с введенным отчетом об исполнении Отчет об исполнении поручения должен быть введен за всех исполнителей (сотрудников Вашего подразделения). После ввода отчета документ удалится из кабинета исполнителя при условии, что он был не контрольным. Такие документы потом можно найти по поиску.

6 Удаление регистрационной карточки (РК) Пользователь создавший РК может удалить ее в день регистрации. Для этого в главном окне программы нажмите на кнопку «Регистрация», закройте появившееся окно и в списке зарегистрированных за день документов выберите нужный. Откройте РК документа, выберите команды «Файл» «Удалить РК». Как распечатать РК Для того чтобы распечатать регистрационную карточку документа сначала необходимо выбрать шаблон печатной формы, для этого нажмите «Файл» «Выбор шаблона». В открывшемся окне выберите «Печать РК» и нажмите кнопку «Записать». Затем нажмите кнопку «Печать РК». Программа сформирует печатную карточку документа в MS Word. Далее следует в появившемся окне указать фрагмент карточки для печати и выбрать пункт меню «Файл» / «Печать». Печать реестра Для того чтобы напечатать реестр передачи документов, необходимо найти по поиску документы переданные на исполнение (указать дату передачи документов, например «сегодня»), нажать кнопку и выбрать пункт меню «Печать» «Печать реестра», появиться окно печати реестра с отобранными для печати документами. Далее следует выбрать пункт меню «Файл» / «Печать». Печать конверта Для того чтобы напечатать конверт, необходимо найти по поиску нужный документ, выбрать пункт меню «Печать» «Выбор шаблона». В открывшемся окне выберите «Большой конверт» и нажмите кнопку «Записать». Затем нажмите кнопку «Печать РК». Программа сформирует печатную карточку документа в MS Word. Далее следует в появившемся окне указать фрагмент карточки для печати и выбрать пункт меню «Файл» / «Печать». Списание документа в дело. Списать документ в дело можно несколькими способами: С помощью функции «Поиск»; Из папки кабинета. Для того чтобы списать документ в дело необходимо нажать на нужном документе правой кнопкой мышки и выбрать из выпадающего списка «Списать в дело». В появившемся окне (рис. 9) необходимо нажать на кнопку и выбрать заголовок дела по номенклатуре, в который списывается документ. Далее нажать кнопку «Выбрать» и кнопку «Записать». Чтобы после списания в дело РК исчезла из кабинета, необходимо поставить соответствующую галочку в окне списания документа в дело. Рисунок 9 Окно «Списание в дело» После списания документа в дело, в журнале передачи документа появляется соответствующая отметка о списании. Если документ списан в дело по ошибке это можно отредактировать, в журнале передачи документа.

Читайте также:  Ингаляции физраствором при кашле инструкция

7 Изменение группы документов ВАЖНО! Группа документов может быть изменена только в незарегистрированной РКПД. В зарегистрированном проекте и РК группу документов изменить НЕВОЗМОЖНО! Для изменения группы документов РКПД нажмите «Действие» «Изменить группу документов». Поиск РКПД Чтобы найти РКПД нужно: 1. Нажать кнопку «Поиск документов и личные папки» 2. В открывшемся окне нажмите кнопку «Поиск РКПД», 3. Введите известные параметры и нажмите. Система сформирует список найденных РКПД.

Источник

Электронный документооборот. Реальный пример

Система электронного документооборота «Дело» функционировала на предприятии за долго то того, как там появился я. Но за два года моего участия я неплохо разобрался, как все устроено по капотом. О том, как же это все работает, о некоторых косяках я расскажу прямо сейчас.

Привет, документооборот

Начнем наше знакомство с документооборотом, взяв на себя роль простого начальника отдела. Пусть наш отдел отвечает за ремонт помещений. Итак, вот мы проснулись утром, постояли в Московских пробочках и наконец оказались в своем уютном кабинете. Выпив кофе, загружаем компьютер и открываем Дело. Видим папки: входящие, на исполнение, на контроле. Третью папку (на контроле) доступна не всем, а только тем, кто подобрался достаточно близко к власти.

Открываем папку входящие. Там пара документов. Вот пришел документ о том, что по желанию можно придти на такой-то тренинг тогда то. Мы просто удаляем его из кабинета. Следующий документ содержит приказ какого-то вышестоящего должностного лица, о том, что надо кинуть проводку на третьем этаже. Нажимаем на кнопку «принять к исполнению». На самом деле таких документов утром может придти не 2, а десятки. Не все из них достойны внимания, некоторые попадают в кабинет по рассылки «всем пользователям». Поэтому, зачастую, работу по разгребанию папки входящие ведет не сам начальник, а его помощник. Помощник доводит до руководителя только наиболее важные моменты.

Открываем папку на исполнение. В самом верху документ о проводки. Срок его не подходит, можно не волноваться. Но все же заходим в него. Нажимаем «добавить подчиненную резолюцию» и отправляем этот документ к электрикам. Следующий документ горит красным. Что это он так? А, по нему надо было отправить отчет еще вчера. Ну ничего, не очень страшно. Заходим во внутрь и пишем отчет. Допустим, документ был о покраске лавочки. Пишем: «Лавочка покрашена в такой то цвет» и прикладываем фотографию. Если просто написать «поручение выполнено», будет а-та-та. Надо обязательно доказать.
*Прошло два дня*
Теперь поручение о проводке горит красным. Заходим в него. Внутри видим отчет о выполненной работе от электриков. Посылаем помощника проверить, все ли выполнено верно. Да, действительно, все так. Нажимаем отправить отчет, прикрепляем доказательства. Через некоторое время контролер снимет это поручение.Если не снимает, то звоним ему по телефону, узнаем, все ли так и просим снять.

Папка на контроле доступна лишь ограниченному числу пользователей. Только тем, кто может давать поручения начальникам отделов и их контролировать. Тут все просто: пришел отчет от всех исполнителей о выполненном поручение, нажал снять с контроля. Не понравился отчет: взял телефон, набрал номер исполнителя и высказал все рекомендации по выполнению.

Ситуация, описанная выше, полностью придуманная. В реальности, такие проблемы, как мигающая лампочка, решаются через заявку по телефону. Но придумать более качественный пример, не углубляясь во внутренние процессы, я не смог.

Жизненный путь документа

Документ создается в недрах предприятия (набирается в ворде, печатается на листе бумаги), подписывается всеми необходимыми по регламенту руководителями и визирующими лицами (напоминаю, все подписи пока ставятся на бумаге). Затем этот документ попадает в отдел документационного оборота (по нашему- канцелярия). В этом отделе много человек и у них очень крутые и дорогие сканеры, готовые сканировать лист за листом, тратя на каждую страницу меньше секунды. Наш документ сканируется. Ему автоматически присваивается номер (состоящий из индекса, которые показывает, к какому типу относится документ, и порядкового номера с начала года). Затем регистратор (сотрудник канцелярии) вручную вводит рубрику и информацию, о чем документ (спасибо распознавалке текста, которая значительно ускоряет эту работу). На следующем шаге регистратор рассылает документ в личные кабинеты тем, кому это необходимо видеть. Список тех, кому разослать документ создатель указывает на оборотной стороне. Для типовых документов, которые и составляют основную массу, готовые списки рассылки уже заботливо созданы нами в программе «Дело», поэтому рассылка, зачастую, занимает пару кликов. С этого момента документ остается в системе навсегда. А оригинал на бумажном носителе убирается в шкаф.

С обычным документом работа завершена. Он попал в кабинеты тех пользователей, которым нужно. Те, кому он понадобится, могут найти его по номеру, содержанию, дате, рубрике. Конечно, если у пользователей хватит прав просмотреть его. С контрольным поручением работа не закончена. Регистратор проставляет всех исполнителей и контролеров. А так же даты, до которых поручения должны быть выполнены. Теперь этот документ не исчезнет из папки на исполнение и на контроле у исполнителя и контролера соответственно.

На бумаге то все хорошо. А как на деле работает «Дело»?

В целом, все работает так, как должно. К софту и его логике претензий почти нет. Но большую роль во всем процессе играет человеческий фактор. Кто то заглядывает в систему по регламенту дважды в день, а кто был там лишь однажды. Единственный способ мотивации к качественной работе: денежный. Квартальная премия у нас зависит напрямую от количества невыполненных и просроченных поручений. Точнее, тут связь обратная.

Отдельный вопрос с настройкой прав. Их очень много и они настраиваются в разных местах. Именно поэтому слово почти в предыдущем абзаце. Есть разные грифы доступа. К примеру, есть гриф персональные данные. Документы, помеченный этим грифом, невозможно найти через поиск. Его можно открыть, только если он пришел в кабинет. Бывает, что документ был удален из кабинета, как более не нужно, а тут вновь понадобился. Пользователям приходится звонить и просить направить им этот документ заново.

В остальном же система надежная, как мамонт. За 2 года не было никаких технических проблем. Но и выглядит так же: типичная офисная программа 90-х годов. Сейчас уже вышла браузерная версия, которая выглядит по легче. Большая часть сотрудников переведено на нее, так как это значительно упрощает администрирование: не нужно на каждый компьютер пользователя ставить программу.

Бонус раздел

В моем прошлом посте zhavoronok задал ряд вопросы, на которые я постараюсь ответить.

К поддержке претензий нет вообще. Всегда (в рабочее время) на связи по почте и телефону. В вопросы углубляются, знают свои продукты хорошо.
Отдельно хочу отметить документацию по использованию. Это несколько томов толстых книг, в которых описаны абсолютно все галочки, параметры, кнопочки. Расписано все, как для дураков. Но очень часто это помогает. К сожалению, на последние версии нет документации в печатном виде.

Дорабатывать самостоятельно просто нет возможностей. Исходный код закрыт. Все, что мы можем- докупать опции.

Продукт покупался за долго, до моего прихода на работу. Но, я думаю, ожидания превзошли реальность, так как изначально этот продукт закупался как система контроля исполнения поручений.

На этот вопрос я не могу ответить, так как не владею такой информацией.

Настолько я знаю, Дело никак не связано с ERP и автоматического импорта информации не происходит. Но, при необходимости, можно использовать api, которое, конечно же, докупается отдельно. Api сейчас используется для дружбы с 1C.

Хорошо, что продукт качественный. Плохо, что иногда его сложно развернуть под конкретные нужды.

Источник