Инструкция о движении документов

Инструкция по учету и регистрации документооборота компаний группы 13-11

Цель ведения учета и регистрации документооборота предприятий группы компаний с внешними контрагентами а также внутри группы являются:а) оптимизация бизнес-процессов;б) укрепление документарной дисциплины в рамках предприятий группы;в) создание единой базы для целей анализа и обработки информации;г) оптимизация платежной дисциплины предприятий группы.

Формально система учета и регистрации первичной документации предприятий группы состоит из:1) единой базы всех рабочих (утвержденных) документов в оригинальном (ином) виде для всех предприятий группы.2) единой электронной базы всех рабочих (утвержденных) документов (с группировочной детализационной адресацией до единицы «договор» + вся док-ция к нему) в оригиналах для всех предприятий группы. Для каждого предприятия договора подразделяются на:- договора доходные по основной деятельности;- расходные по основной деятельности;- договора обслуживания и админ. расходов;- договора по финансовой деятельности;- договора между предприятиями внутри группы.

3) электронного реестра документации с группировкой и детализацией до единицы «договор» + вся документация к нему с отражением всех существенных позиций договора и состояния его исполнения по утвержденной форме (см. приложение). Разнесение договоров по категориям происходит по аналогичной структуре.

Ответственность по созданию и ведению базы регистрации документации предприятий группы «Аргон» возлагается на нескольких участников. На начальной стадии определяется базовая единица документооборота: «действующий договор», а также вся утвержденная документация к нему. Ответственными за данное действие являются а) руководители предприятий группы, б) экономист ПЭО, ответственный за ведение эл. реестра договоров (в своей части).

После определения всех действующих договоров и относящейся к ним документации секретарь (офис-менеджер), ответственный за работу с документацией, либо экономист ПЭО:а) создает и хранит единую базу всех рабочих (утвержденных) документов в оригинальном (ином) виде для всех предприятий группы (п. 1).б) осуществляет создание единой электронной базы всех рабочих (утвержденных) документов (с группировкой и детализацией адресации до единицы «договор» и всей документация к нему) в оригиналах для всех предприятий группы (п. 2) по предусмотренному порядку.

Следующая стадия предусматривает следующие действия ПЭО.

Экономист, ответственный за работу с электронной базой и электронным реестром документации, регулярно отслеживает ситуацию в электронной базе договоров (п.2), либо непосредственно участвует в ее формировании, а именно, он должен быть в курсе во-первых основных условий каждого действующего договора, во-вторых хода исполнения каждого действующего договора и платежного календаря по нему, в-третьих всей документации, относящейся к каждому действующему договору.

Экономист имеет право и должен обращаться непосредственно к руководителю предприятия группы по любому существенному для понимания ситуации по договору вопросу. Экономист, ответственный за работу с электронной базой и электронным реестром документации, заполняет соответствующие позиции для каждого действующего договора и всей относящейся к нему документации фактически производя его регистрацию в управленческом учете в электронном реестре договоров (п.3) по предусмотренному порядку.

Экономист, ответственный за работу с электронной базой и электронным реестром документации непосредственно контактирует с сотрудником ПЭО, ответственным за формирование ежедневного планового реестра платежей и ведение факта БДДС на предприятии группы с целью выяснить информацию о движении денежных средств в рамках каждого действующего договора, зарегистрированного в реестре договоров.

Параллельно сотрудник ПЭО, ответственный за работу с электронной базой и электронным реестром документации, анализирует движение денежных средств не по договорам, зарегистрированным в реестре договоров.Электронный реестр после внесения в него всей информации по всем договорам на текущую дату признается действительным для анализа и планирования.

Каждый документ, после приобретения статуса «действующий» должен быть сохранен и зарегистрирован в:1) единой базе всех рабочих (утвержденных) документов в оригинальном (ином) виде для всех предприятий группы.2) единой электронной базы всех рабочих (утвержденных) документов. 3) электронном реестре документации.

Если сотрудник ПЭО, ответственный за работу с электронной базой и электронным реестром документации, либо секретарь (офис-менеджер), ответственный за работу с документацией не может выполнить свои функции по ведению и регистрации электронной и оригинальной базы по вине иных сотрудников предприятия группы, имеющих отношение к документации, ответственность переносится на указанных сотрудников.

Использование электронного реестра документации в целях планирования

Действительный электронный реестр после внесения в него всей информации по всем договорам на текущую дату (см. выше) регулярно предоставляется руководителям предприятий группы для контроля и анализа ситуации. Кроме того, в действительный электронный реестр возможно внесение плановых мероприятий сообразно предложенным позициям, отражающим условия договора (мероприятия), а также ДДС и БДР по нему. Полученный электронный реестр с планом должен быть использован для формирования месячного плана платежей (см. выше), а также для формирования бюджетов БДДС и БДР предприятий группы в ежеквартальном разрезе.

Источник

Создание видов документов в 1С Документооборот. Пошаговая инструкция.

Содержание

Для эффективного использования системы 1С Документооборот необходимо создание и настройка видов документов, папок, в которых они хранятся, а также настройка шаблонов. Для того, чтобы вам было проще разобраться в этом вопросе, предлагаем воспользоваться нашей пошаговой инструкцией.

Читайте также:  Таблетки от аллергии лорагексал инструкция

В системе 1С Документооборот все документы делятся на 3 основных вида: внутренние, входящие и исходящие, которые доступны в разделе «Документы и файлы». Входящие и исходящие документы используются для переписки с другими организациями, внутренние — для ведения документации своей организации (или нескольких своих организаций).

Настройка видов документов доступна в разделе «Нормативно-справочная информация» по ссылке «Виды документов».

Виды документов разделены на три группы вкладками «Внутренние документы», «Входящие документы» и «Исходящие документы». Для удобства использования виды документов можно разделять на группы. Чтобы создать новый вид документа, нажимаем «Создать».

В открывшемся окне создания нового вида документа требуется выбрать необходимый набор реквизитов, которые будут использоваться в документах данного вида.

Выделяем флажком те реквизиты, которые будут использоваться. Если каких-то реквизитов не хватает, их можно добавить с помощью обращения к ссылке «Набор дополнительных свойств документов данного вида».

Рассмотрим подробнее каждый из доступных реквизитов:

  • «Использовать срок исполнения» — если этот вид документа подразумевает исполнение, (как, например, приказ) то могут понадобиться данные по срокам, которые можно будет увидеть в карточке документа, не открывая приложенный к документу файл.
  • «Использовать гриф утверждения» — при включенной опции, документам такого вида будет доступен статус «Утвержден». Проставляется статус в результате отправки «На утверждение» ответственному должностному лицу.
  • «Использовать подписание должностным лицом» — при включенной опции, документам будет доступен статус «Подписан», а также будет проставляться должностное лицо, подписавшее этот документ. Проставляется данный статус в результате отправки «На подписание» ответственному должностному лицу, либо вручную в документе.
  • «Вести учет по номенклатуре дел» — если в организации используется ведение учета документов по номенклатуре дел, то включаем данную опцию, заполняем номенклатуру дел, а в документах будет обязательна к указанию номенклатура дел.
  • «Вести учет по организациям» — в документах будет доступен выбор организации к которой относится документ.
  • «Вести учет по контрагентам» — в документах будет доступен выбор контрагента.
  • «Вести учет сторон» — включает выбор сторон: указание контрагента, его роли, выбор лица, подписавшего данный документ со стороны контрагента, а также проставление аналогичных данных со стороны нашей организации.
  • «Вести учет по адресатам» — в документах будет выбираться адресат.
  • «Учитывать срок действия» — в документе будет указываться срок действия. Актуально для договоров.
  • «Учитывать сумму документа» — включает проставление суммы документа.
  • «Вести учет товаров и услуг» — добавляет табличную часть товаров и услуг в документ.
  • «Вести учет по статьям ДДС» — включает проставление статей ДДС в документе.
  • «Учитывать недействующие документы» — если установлен, то документы данного вида могут быть отменены или расторгнуты. При установке в карточке документа появляется флаг «Не действует» и ссылка на документ, который делает его не действующим.
  • «Является договором» — включает сразу несколько опций, необходимых для учета договоров: «Вести учет по контрагентам», «Учитывать срок действия», «Учитывать сумму документа», «Учитывать недействующие документы» и сбрасывается признак «Является комплектом документов».
  • «Является комплектом документов» — признак означает, что документы с этим видом являются комплектами других документов и файлов. Установить его можно при условии что не установлен ни один из признаков: Является договором, Вести учет по номенклатуре дел, Учитывать срок действия, Учитывать недействующие документы.
  • «Обязателен файл скан-копии оригинала» — в списке файлов появляется столбец, в котором можно указать, что данный файл является скан-копией оригинала. Если данный флажок не будет проставлен ни одному из прикрепленных файлов, то при попытке регистрации система предупредит, что скан-копия не прикреплена к документу.
  • «Обязательно указание ответственного» — включение проверки на заполнение реквизита «Ответственный».
  • «Использовать этапы обработки документов» — для документов будет доступна таблица с указанием этапов обработки документа. При прохождении определенного этапа, пользователь проставляет отметку о выполнении этапа, заполняется дата выполнения. Эта опция удобна для отслеживания документов, находящихся на определенном этапе обработки.
  • «Автоматически вести состав участников рабочей группы» — в случае если пользователь отсутствует в рабочей группе документа, но ему отправили задачу на согласование документа (или исполнение и т.д.), то система автоматически добавит данного пользователя в рабочую группу документа.
  • «Заполнение рабочей группы является обязательным» — для документов соответствующего вида рабочая группа заполняется автоматически при записи вида документа.
  • «Подписывать резолюции электронной подписью» — включает использование электронной подписи при проставлении резолюции.

Для добавления дополнительных свойств перейдем по ссылке «Набор дополнительных свойств документов данного вида».

Источник

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Читайте также:  Волюметрический инфузионный насос инструкция

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

  • положения о документообороте;
  • инструкции;
  • правила;
  • регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

  • в целях обеспечения юридической силы документа;
  • для оперативной обработки документа;
  • для оперативного поиска документа;
  • для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

  1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
  2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
  3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

  • схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
  • образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

  1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
  2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
  3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
  4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
  5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
  6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
  7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

Читайте также:  Samsung max n72 инструкция

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Источник

Инструкция по учету и регистрации документооборота компаний группы 13-11

Цель ведения учета и регистрации документооборота предприятий группы компаний с внешними контрагентами а также внутри группы являются:а) оптимизация бизнес-процессов;б) укрепление документарной дисциплины в рамках предприятий группы;в) создание единой базы для целей анализа и обработки информации;г) оптимизация платежной дисциплины предприятий группы.

Формально система учета и регистрации первичной документации предприятий группы состоит из:1) единой базы всех рабочих (утвержденных) документов в оригинальном (ином) виде для всех предприятий группы.2) единой электронной базы всех рабочих (утвержденных) документов (с группировочной детализационной адресацией до единицы «договор» + вся док-ция к нему) в оригиналах для всех предприятий группы. Для каждого предприятия договора подразделяются на:- договора доходные по основной деятельности;- расходные по основной деятельности;- договора обслуживания и админ. расходов;- договора по финансовой деятельности;- договора между предприятиями внутри группы.

3) электронного реестра документации с группировкой и детализацией до единицы «договор» + вся документация к нему с отражением всех существенных позиций договора и состояния его исполнения по утвержденной форме (см. приложение). Разнесение договоров по категориям происходит по аналогичной структуре.

Ответственность по созданию и ведению базы регистрации документации предприятий группы «Аргон» возлагается на нескольких участников. На начальной стадии определяется базовая единица документооборота: «действующий договор», а также вся утвержденная документация к нему. Ответственными за данное действие являются а) руководители предприятий группы, б) экономист ПЭО, ответственный за ведение эл. реестра договоров (в своей части).

После определения всех действующих договоров и относящейся к ним документации секретарь (офис-менеджер), ответственный за работу с документацией, либо экономист ПЭО:а) создает и хранит единую базу всех рабочих (утвержденных) документов в оригинальном (ином) виде для всех предприятий группы (п. 1).б) осуществляет создание единой электронной базы всех рабочих (утвержденных) документов (с группировкой и детализацией адресации до единицы «договор» и всей документация к нему) в оригиналах для всех предприятий группы (п. 2) по предусмотренному порядку.

Следующая стадия предусматривает следующие действия ПЭО.

Экономист, ответственный за работу с электронной базой и электронным реестром документации, регулярно отслеживает ситуацию в электронной базе договоров (п.2), либо непосредственно участвует в ее формировании, а именно, он должен быть в курсе во-первых основных условий каждого действующего договора, во-вторых хода исполнения каждого действующего договора и платежного календаря по нему, в-третьих всей документации, относящейся к каждому действующему договору.

Экономист имеет право и должен обращаться непосредственно к руководителю предприятия группы по любому существенному для понимания ситуации по договору вопросу. Экономист, ответственный за работу с электронной базой и электронным реестром документации, заполняет соответствующие позиции для каждого действующего договора и всей относящейся к нему документации фактически производя его регистрацию в управленческом учете в электронном реестре договоров (п.3) по предусмотренному порядку.

Экономист, ответственный за работу с электронной базой и электронным реестром документации непосредственно контактирует с сотрудником ПЭО, ответственным за формирование ежедневного планового реестра платежей и ведение факта БДДС на предприятии группы с целью выяснить информацию о движении денежных средств в рамках каждого действующего договора, зарегистрированного в реестре договоров.

Параллельно сотрудник ПЭО, ответственный за работу с электронной базой и электронным реестром документации, анализирует движение денежных средств не по договорам, зарегистрированным в реестре договоров.Электронный реестр после внесения в него всей информации по всем договорам на текущую дату признается действительным для анализа и планирования.

Каждый документ, после приобретения статуса «действующий» должен быть сохранен и зарегистрирован в:1) единой базе всех рабочих (утвержденных) документов в оригинальном (ином) виде для всех предприятий группы.2) единой электронной базы всех рабочих (утвержденных) документов. 3) электронном реестре документации.

Если сотрудник ПЭО, ответственный за работу с электронной базой и электронным реестром документации, либо секретарь (офис-менеджер), ответственный за работу с документацией не может выполнить свои функции по ведению и регистрации электронной и оригинальной базы по вине иных сотрудников предприятия группы, имеющих отношение к документации, ответственность переносится на указанных сотрудников.

Использование электронного реестра документации в целях планирования

Действительный электронный реестр после внесения в него всей информации по всем договорам на текущую дату (см. выше) регулярно предоставляется руководителям предприятий группы для контроля и анализа ситуации. Кроме того, в действительный электронный реестр возможно внесение плановых мероприятий сообразно предложенным позициям, отражающим условия договора (мероприятия), а также ДДС и БДР по нему. Полученный электронный реестр с планом должен быть использован для формирования месячного плана платежей (см. выше), а также для формирования бюджетов БДДС и БДР предприятий группы в ежеквартальном разрезе.

Источник

Поделиться с друзьями
Adblock
detector