Меню

Инструкция для службы размещения



Должностная инструкция администратора гостиницы

Должностная инструкция администратора гостиницы создается для определения комплекса прав, функций и ответственности специалиста. В ней даются основы его взаимодействия с директором гостиницы, коллегами и подчиненными. Документ выполняет роль приложения к трудовому договору, раскрывая должностную функцию специалиста. Данную функцию необходимо прописывать в трудовом договоре согласно статье 57 ТК.

Образец должностной инструкции администратора гостиницы

1. Основные положения

  1. Администратор гостиницы принимается на свою позицию и освобождается от неё приказом директора гостиницы.
  2. Администратор гостиницы состоит в подчинении у директора гостиницы.
  3. Администратор гостиницы должен соответствовать следующим требованиям по квалификации:
    • законченное среднее образование или среднее профильное образование;
    • опыт работы от 1 года в гостиничном бизнесе.
  4. В период отсутствия администратора гостиницы его рабочие функции возлагаются на другого служащего, назначенного директором гостиницы.
  5. Администратор гостиницы обязан обладать набором знаний и навыков в следующих сферах:
    • законы, регулирующие гостиничный бизнес;
    • методы взаимодействия с гостиничными постояльцами по их поселению и выезду;
    • нормы обслуживания постояльцев гостиницы;
    • принципы документооборота, которые применяются в данной гостинице;
    • принципы поддержания порядка и санитарии в гостиничных номерах;
    • нормы общения с торговыми агентами и посторонними посетителями;
    • кадровый состав гостиничных работников;
    • управленческая структура гостиницы;
    • действующие нормы санитарии и пожарной безопасности;
    • принципы взаимодействия с гостиничным персоналом.
  6. Администратор гостиницы руководствуется:
    • актуальным законодательством РФ;
    • соответствующими документами гостиницы;
    • сведениями из данной инструкции.

2. Функции

Администратор гостиницы обязан выполнять следующие обязанности:

  1. Участие в комплексе обслуживания постояльцев гостиницы.
  2. Расселение клиентов по номерам и контроль их выезда.
  3. Отслеживание ситуации с бронированием номеров.
  4. Обеспечение необходимого переселения клиентов в другие номера.
  5. Взаимодействие с агентами по вопросам размещения в гостинице участников конференций и других коллективных мероприятий.
  6. Информирование клиентов по возможности приобретения ими дополнительных услуг.
  7. Координация рабочих процессов гостиничного персонала в пределах своей компетенции.
  8. Прием и составление соответствующих документов.
  9. Помощь клиентам гостиницы в сфере гостиничного обслуживания.
  10. Участие в разрешении возможных конфликтных ситуаций с постояльцами, в том числе по качеству обслуживания.
  11. Осмотр гостиничных номеров и сбор информации по их состоянию.
  12. Информирование руководителя гостиницы по наполненности гостиницы и другим параметрам.
  13. Отслеживание ситуации с пожарной безопасностью, санитарией и работой гостиничного оборудования.
  14. Мониторинг ситуации с расходными материалами и их запасами в гостинице.

3. Ответственность

Администратор гостиницы может привлекаться к ответственности в следующих случаях:

  1. За ущерб, причиненный гостинице из-за невыполнения или ненадлежащего выполнения рабочих функций, в соответствии с нормами трудового законодательства.
  2. За игнорирование распоряжений руководства и пренебрежение должностными обязанностями, в соответствии со стандартами, установленными в гостинице.
  3. За нарушения действующих законов, в соответствии с теми нормами, которые изложены в действующем законодательстве.

4. Права

Администратор гостиницы наделяется комплексом прав:

  1. Координировать работу рядовых работников в пределах своей сферы ответственности.
  2. Взаимодействовать с руководством по вопросам улучшения качества обслуживания.
  3. Принимать участие в совещаниях персонала, где обсуждаются текущие вопросы функционирования гостиницы.
  4. Подписывать документы в сфере своей ответственности.
  5. Представлять гостиницу во взаимодействии с постояльцами и другими лицами в пределах своей компетенции.
  6. Требовать от гостиничных служащих предоставления, данных и ресурсов, нужных для исполнения своих обязанностей.
  7. Требовать от гостиничного руководства создания условий для возможности успешного выполнения своей работы.

Для чего требуется инструкция

В ТК нет понятия должностной инструкции. Но в судебной практике и письмах Роструда она рассматривается как правомочный локальный документ. Поэтому её применение не возбраняется и она используется как приложение к трудовому договору, конкретизирующее понятие трудовой функции, упомянутой в ст. 57 ТК. Также её можно утверждать приказом руководителя как локальную норму. Как основа для составления инструкции могут применяться соответствующие профстандарты или положения квалификационного справочника.

Сам документ применяется для разъяснения работнику его функций, ожидаемых работодателем навыков и других рабочих моментов. Для руководителя пункты инструкции помогают планировать эффективное применение специалиста. Дополнительными плюсами инструкции служит то, что она может применяться в юридических и административных разбирательствах, а также для профилактики и урегулирования конфликтов.

Что нужно помнить при составлении инструкции

Хотя данный документ включается в трудовую документацию почти всеми работодателями, до настоящего времени понятие должностной инструкции и её форма не изложены в законах. В результате многие наниматели, взяв за основу стандартные типы инструкций, просто адаптируют их содержимое под себя. В сегодняшней практике инструкции включают 4 раздела, в которых дается описание соответствующих моментов деятельности служащего:

  1. Основной раздел.
  2. Функции.
  3. Ответственность.
  4. Права.

К этим типовым разделам могут быть добавлены и ещё несколько. Вот их примерный перечень:

  1. Условия труда.
  2. Критерии оценки работника.
  3. Должностные связи.
  4. Требования к квалификации.

Данные разделы добавляются крупными работодателями, для которых требуется более подробно прописывать отдельные аспекты деятельности работников.

Основные положения

Раздел предназначен для описания общих рабочих моментов. В нем разъясняются такие вещи, как порядок подчинения, требуемая квалификация, лицо, которое нанимает и увольняет специалиста, и некоторые другие. Особую роль тут играет перечень требуемых компетенций, которые должны соответствовать требуемым обязанностям, перечисленным в следующем разделе.

Важно! При наличии нескольких специалистов на одинаковых позициях применяются два подхода в создании документа: «для работника» и «для должности». В первом случае инструкция создается индивидуально, во втором случае создается типовая форма, одинаковая для всех работников.

Читайте также:  Фрезер erbauer er2100 инструкция

Функции

Раздел, в котором работодатель перечисляет те обязанности, выполнения которых он ждет от служащего. Список этих функций может сильно отличаться в зависимости от размера гостиницы, типа постояльцев и других моментов.

Важно! Необходимо помнить о рисках, которые несет гостиница, если сильно нагружает администратора второстепенными обязанностями, которые могут помешать выполнению им своих ключевых функций.

Ответственность

Обязательная часть, где дается список оснований для возможного привлечения к ответственности специалиста. Стандартно тут 3-4 пункта, хотя крупные работодатели, особенно с международным бизнесом, могут добавить ещё несколько.

Важно! Конкретную степень ответственности в разделе не определяют, ограничиваясь общими словами. На практике конкретика определяется в ходе административных и судебных разбирательств.

Права

В разделе описываются права администратора гостиницы. В зависимости от таких факторов, как размер гостиницы, является ли она самостоятельной или сетевой и других моментов, объем прав может быть изменён.

После написания текста инструкции он должен быть согласован с директором гостиницы и другими ответственными лицами. Как минимум с ней должны ознакомиться юрист и начальник кадровой службы. Только после этого с инструкцией знакомят специалиста.

Вместе с текстом инструкции в документе должны содержаться расшифровки подписей, наименование юридического лица, дата. Для того чтобы не заполнять все это вручную, проще распечатать документ на фирменном бланке.

Заключительным этапом является проставление подписей. Их ставят руководитель гостиницы и сам специалист. Дополнительно могут потребоваться и подписи лиц, с которыми согласовывалась инструкция.

Источник

Должностная инструкция администратора службы приема и размещения

Автор: admin · Опубликовано 10.10.2019 · Обновлено 16.12.2019

I. Общие положения

  1. На должность администратора службы приема и размещения назначается лицо, имеющее профессиональное обучение, без предъявления требований к опыту работы.
  2. Назначение на должность администратора службы приема и размещения, а также освобождение от нее производится приказом директора организации.
  3. Администратор службы приема и размещения должен знать:
    • Нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие деятельность гостиниц и иных средств размещения
    • Правила обслуживания в гостиницах и иных средствах размещения
    • Правила регистрации и размещения российских и зарубежных гостей в гостиницах и иных средствах размещения
    • Правила проведения расчетов с гостями гостиничного комплекса или иного средства размещения в наличной и безналичной форме
    • Принципы работы специализированных программных комплексов, используемых в гостиницах и иных средствах размещения
    • Правила бронирования номеров в гостиницах и иных средствах размещения
    • Правила хранения и выдачи багажа гостей в гостиницах и иных средствах размещения
    • Основы этики, этикета и психологии обслуживания гостей в гостиницах и иных средствах размещения
    • Требования охраны труда
    • Основы охраны здоровья, санитарии и гигиены
    • Правила антитеррористической безопасности и безопасности гостей
    • _____________________________________________________________________
  4. Администратор службы приема и размещения подчиняется непосредственно ______________________________
  5. На время отсутствия администратора службы приема и размещения (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.
  6. ________________________________________________________________

II. Должностные обязанности

В обязанности администратора службы приема и размещения входит:

  1. Встреча, регистрация и размещение гостей при заселении в гостиничный комплекс или иное средство размещения:
    • Встреча и регистрация гостей гостиничного комплекса или иного средства размещения
    • Ввод данных о гостях в информационную систему управления гостиничным комплексом или иным средством размещения
    • Выдача зарегистрированным гостям ключей от номера гостиничного комплекса или иного средства размещения
    • Информирование гостей гостиничного комплекса или иного средства размещения об основных и дополнительных услугах гостиничного комплекса или иного средства размещения
  2. Учет заказов гостей гостиничного комплекса или иного средства размещения:
    • Выдача и хранение ключей от номеров гостиничных комплексов или иных средств размещения
    • Прием и передача информации, корреспонденции для гостей гостиничных комплексов или иных средств размещения
    • Прием на хранение ценностей гостей гостиничных комплексов или иных средств размещения
    • Внесение данных по заказам гостей в информационную систему гостиничного комплекса или иного средства размещения
    • Прием заказов гостей на основные и дополнительные услуги гостиничного комплекса или иного средства размещения
    • Выполнение услуг гостиницы, закрепленных за сотрудниками службы приема и размещения гостиничного комплекса или иного средства размещения
    • Проведение расчетов с гостями во время их нахождения в гостиничном комплексе или ином средстве размещения
    • Проведение текущего аудита службы приема и размещения гостиничного комплекса или иного средства размещения
    • Передача дел и отчетов по окончании смены дежурному администратору службы приема и размещения
  3. Регистрация выезда гостей гостиничного комплекса или иного средства размещения:
    • Проведение расчетных операций при отъезде гостей из гостиничного комплекса или иного средства размещения
    • Хранение и выдача багажа гостей гостиничных комплексов и иных средств размещения

III. Права

Администратор службы приема и размещения имеет право:

  1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а так же материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.
  2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)
  3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
  4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
  5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
  6. ___________________________________________________________
Читайте также:  Масло для столешниц мартьянов инструкция

IV. Ответственность

Администратор службы приема и размещения несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
  4. ____________________________________________________________________

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Работник по приему и размещению гостей» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 5 сентября 2017 г. № 659н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Источник

Должностная инструкция администратора службы приема и размещения гостиницы

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора.

1. Дежурный администратор относится к категории технических исполнителей и непосредственно подчиняется Директору.

2. Дежурный назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора отеля.

3. На должность администратора назначается лицо, имеющее профильное туристическое образование, уровень бакалавр и выше, без предъявления требований к стажу работы

4. Администратор должен знать:

нормативные положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, касающиеся работы дежурного. Порядок проведения регистрации, учета и составления установленной документации. Законодательство о труде и охране труда РФ. Основы организации труда. Правила внутреннего трудового распорядка. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

2. Должностные обязанности

1 Осуществляет прием клиентов, их регистрацию, расчеты за предоставленные услуги.

2 оформляет необходимую документацию при работе с клиентами, производит выписки и хранит в соответствующем порядке относящиеся к работе документы.

3 готовит и выдает справки гостю лично или по телефону;

4 обеспечивает исправность и сохранность инвентаря, оборудования и другого имущества.

5 осуществляет приём гостевых оплат;

6 составляет контрольные листы горничным

7 ведёт книгу финансовых поступлений;

8 ведёт финансовый журнал;

9 оказывает информационные услуги гостям о возможностях отеля;

10 бронирует экскурсионные маршруты по запросу гостей;

11 ведёт учёт движения пляжных полотенец ( согласно внутренним правилам отеля);

12 предоставляет информацию водителю о трансферах на предстоящий день;

13 письменно информирует директора кафе о количестве человек на завтрак предстоящего дня;

14 заполняет расходный ордер и ведёт оплату за завтраки в кафе;

15 осуществляет приём номера перед выселением гостя;

16 уточняет информацию о времени гостя на предстоящий день;

17 ведёт учёт дней рождения гостей, контролирует поздравление;

18 передаёт список аниматору на предстоящий день выезда, информацию о детях ( на подписание грамот)

19 на утренней планёрке предоставляет информацию о наполнении отеля;

20 является связующим звеном между всеми службами отеля;

21 ведет журнал рабочих дней персонала;

22 выдача авансов сотрудникам отеля в указанные даты, (согласно внутренним правилам отеля);

23 принимает и передает необходимые сообщения клиентам лично или по телефону;

24 ведёт учёт обратной связи (анкеты гостей);

25 Сдача гостевых вещей в прачечную;

26 заполнение информационной карточки гостя;

27 занесение данных на каждого гостя в программу «Контур»;

28 хранение документационных данных гостя в личном профайле.

3. Права дежурного администратора:

1. Знакомиться с проектами решений руководства гостинцы, касающихся его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства гостиницы предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

4. Требовать от руководства отеля оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

Задачи, обязанности, права и ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением структуры, задач и функций структурного подразделения и рабочего места.

Директор отеля [ФИО]

С должностной инструкцией ознакомлены и согласны:

Источник

Примерная форма должностной инструкции начальника службы приема и размещения (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

[ организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия ]

[ должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию ]

[ число, месяц, год ]

Должностная инструкция
начальника службы приема и размещения [ наименование организации, предприятия и т. п. ]

ГАРАНТ:

См. Справку по теме: «Должностные инструкции руководителей, специалистов, работников и порядок их составления» и Список должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности

Читайте также:  Монтаж фильтра гейзер инструкция

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Начальник службы приема и размещения относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом директора гостиницы, которому он непосредственно подчиняется в своей работе.

1.2. На должность начальника службы приема и размещения назначается лицо, имеющее [ вписать нужное ] образование и стаж работы в должности [ уровень образования ] не менее [ значение ] лет.

1.3. Начальник службы приема и размещения должен знать:

— иностранные языки: [ в соответствии с постоянное клиентурой ];

— правовые документы, регламентирующие гостиничную сферу;

— культуру межличностного общения;

— аббревиатуры, принятые в международном турбизнесе/гостиничном хозяйстве;

— процедуру приветствия особо важных персон;

— теорию межличностного общения;

— введение в туризм/гостиничное хозяйство;

— потребности и ожидания гостя;

— протокол и этикет;

— правовые аспекты и правила регистрации отдыхающих, работу с паспортами, визами;

— методы контроля качества;

— методы продвижения гостиничного продукта;

— правила эксплуатации средств коммуникации;

— системы безопасности и сейфовое хранение, типы депозитарных ячеек;

— системы охранной сигнализации и правила работы с ними;

— телефоны срочного вызова служб экстренной помощи;

— технологию организации выезда гостей;

— основы научной организации труда;

— основы трудового законодательства;

— правила и нормы охраны труда.

1.4. Начальник службы приема и размещения должен уметь:

— общаться с гостями и партнерами по всем вопросам своей службы;

— вести деловую переписку;

— пользоваться современными средствами коммуникации;

— действовать в чрезвычайных ситуациях.

2. Должностные обязанности

На начальника службы приема и размещения возлагаются следующие должностные обязанности:

2.1 владение иностранным языком/языками в соответствии с основной клиентурой;

2.2 контроль подготовки и организации работы;

2.3 контроль персонала по организации встречи, приветствия и обслуживания гостей;

2.4 контроль организации регистрации и размещения гостей;

2.5 поддержка и ведение информационной базы данных службы приема и размещения;

2.6 организация и контроль работы по срочным запросам, обеспечение необходимого уровня связи с коллегами и руководством;

2.7 контроль организации хранения ценностей;

2.8 работа с жалобами гостей;

2.9 организация оказания первой помощи и действий в экстремальной ситуации, требующей принятия решений;

2.10 контроль организации расчета гостей;

2.11 контроль организации процедуры выезда гостей;

2.12 организация и контроль соблюдения мер и техники безопасности на рабочем месте;

2.13 контроль процедуры передачи дел при окончании смены;

2.14 планирование потребностей подразделений службы приема и размещения;

2.15 выявление и анализ сложностей в работе службы приема и размещения;

2.16 инновационный менеджмент: внедрение изменений в работу службы приема и размещения;

2.17 инструктаж подчиненных;

2.18 помощь подчиненным в разрешении возникающих в ходе работы проблем;

2.19 распределение обязанностей и определение степени ответственности подчиненных;

2.20 создание системы мотивации и дисциплинарной ответственности персонала, контроль функционирования системы стимулирования, анализ эффективности системы стимулирования и ее совершенствование;

2.21 управление конфликтными ситуациями;

2.22 управление планированием времени;

2.23 организация и проведение деловых переговоров.

Начальник службы приема и размещения имеет право:

3.1 на все предусмотренные законодательством социальные гарантии;

3.2 знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;

3.3 вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;

3.4 подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

3.5 осуществлять взаимодействие с руководителями структурных служб предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

3.6 вести переписку с организациями по вопросам, входящим в его компетенцию;

3.7 контролировать деятельность подчиненных ему структурных подразделений предприятия;

3.8 требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;

3.9 повышать свою профессиональную квалификацию;

3.10 другие права, предусмотренные трудовым законодательством.

Начальник службы приема и размещения несет ответственность:

4.1 за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;

4.2 за причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ;

4.3 за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [ наименование, номер и дата документа ].

Директор гостиницы [ инициалы, фамилия ]

[ число, месяц, год ]

Начальник юридического отдела [ инициалы, фамилия ]

[ число, месяц, год ]

С инструкцией ознакомлен: [ инициалы, фамилия ]

[ число, месяц, год ]

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Купить документ —> Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма должностной инструкции начальника службы приема и размещения

Разработана: Компания «Гарант», июнь 2008 г.

Источник