Должностные инструкции для работников загс

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

специалиста 1-й категории отдела записи актов гражданского состояния
Администрации Камбарского района Удмуртской Республики

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Должность специалиста 1 категории отдела записи актов гражданского состояния Администрации МО « Камбарский район» (далее — специалист 1 категории) является младшей должностью муниципальной службы, включенной в Реестр муниципальных должностей муниципальной службы в Удмуртской Республике.

1.2. Специалист 1 категории:

— назначается на должность и освобождается от нее Главой Администрации МО «Камбарский район»;

— подчиняется непосредственно начальнику отдела ЗАГС;

— в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации и Конституцией Удмуртской Республики, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Удмуртской Республики, Уставом Камбарского района и другими муниципальными правовыми актами, а также настоящей должностной инструкцией.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Специалист 1-й категории:

2.1. Производит государственную регистрацию смерти.

2.2. Составляет описи паспортов умерших граждан и ежемесячно сдает их соответственно в паспортное отделение РОВД .

2.3. Вносит исправления, изменения в первые экземпляры записей актов гражданского со- стояния.

2.4. Сообщает в Комитет по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики, а так- же в органы, определенные действующим законодательством, об исправлениях и изменениях, внесенных в записи актов гражданского состояния.

2.5. Выдает за подписью руководителя повторные свидетельства о государственной

регистрации актов гражданского состояния, иные документы, подтверждающие факт государственной регистрации актов гражданского состояния.

2.6. Осуществляет учет, формирование книг государственной регистрации актов гражданского состояния, а также другой документации, проводит мероприятия по обеспечению их

сохранности, готовит передачу этих документов на государственное хранение.

2.7. Готовит к уничтожению материалы с истекшими сроками хранения.

2.8. Создаёт электронный архив по всем видам актовых записей.

2.9. Ведет делопроизводство Отдела.

2.10. Своевременно рассматривает обращения граждан, предприятий, учреждений и организаций, разрешает их в пределах своих полномочий.

2.11. Соблюдает ограничения, выполняет обязанности, не нарушает запреты, связанные с муниципальной службой.

2.12. Хранит служебную и иную охраняемую законом тайну, не разглашает ставшие известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, в том числе касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающих их честь и достоинство.

2.13. При прекращении муниципальной службы возвращает все документы, содержащие служебную информацию, не разглашает сведения конфиденциального характера..

2.14. В отсутствие ведущего специалиста-эксперта производит государственную регистрацию рождения ребенка, обеспечивает торжественную обстановку при согласии на это родителей и родственников новорожденного, подписывает записи актов гражданского состояния.

2.15. Участвует в проведении государственной регистрации заключения брака, обеспечении торжественной обстановки при согласии на это лиц, вступающих в брак.

2.16. Уведомляет в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.

2.17. В отсутствии ведущего специалиста-эксперта подписывает записи актов гражданского состояния.

3. ПРАВА

Специалист 1-й категории имеет право:

3.1. Принимать решения в соответствии с должностными обязанностями.

3.2. Запрашивать в установленном порядке и получать необходимые сведения по вопросам,

относящимся к его компетенции.

3.3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по замещаемой

должности муниципальной службы, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей и условиями продвижения по службе.

3.4. Принимать участие в совещаниях и семинарах по вопросам, входящим в его компетенцию.

3.5. Докладывать начальнику отдела о всех выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей недостатках в работе Отдела.

3.6. Вносить предложения о совершенствовании работы Отдела.

3.7. Другие права, предусмотренные Федеральным законом «О муниципальной службе в Российской федерации» и Законом УР «О муниципальной службе в Удмуртской Республике».

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Специалист 1-й категории несет дисциплинарную, административную и уголовную ответственность на основании и в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации и Удмуртской Республики за:

4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.

4.2. Действие или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан и организаций.

4.3. Разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведений, касающихся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающих их честь и достоинство.

4.4. Исполнение неправомерного поручения.

4.5. Превышение полномочий, неправомерные действия, а также несоблюдение ограничений, связанных с муниципальной службой.

4.6. Сохранность материалов, документов, полученных или используемых в процессе ис- полнения должностных обязанностей.

4.7. Разглашение сведений о доходах, об имуществе, об имуществе и обязательствах имущественного характера других муниципальных служащих или использование этих сведений в целях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5. СЛУЖЕБНЫЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ.

При исполнении должностных обязанностей взаимодействует с должностными лицами органов местного самоуправления, органов государственной власти Российской Федерации и Удмуртской Республики, другими организациями, гражданами.

6. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

Среднее профессиональное образование по специальности должности муниципальной службы, требования к стажу не предъявляются. Знание и умение применять:

— Конституцию Российской Федерации, Семейный кодекс Российской Федерации, Налоговый кодекс Российской Федерации, Федеральный закон «Об актах гражданского состояния», Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в российской Федерации», Федеральный закон «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другие федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, Конституцию Удмуртской Республики, закон Удмуртской Республики «О муниципальной службе в Удмуртской Республике», закон Удмуртской Республики «О наделении органов местного самоуправления в Удмуртской Республике государственными полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния» и другие законы Удмуртской Республики, указы и распоряжения Президента Удмуртской Республики, постановления и распоряжения Правительства Удмуртской Республики, Устав МО «Камбарский район» и другие муниципальные правовые акты, иные правовые акты применительно к исполнению своих должностных обязанностей, Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг, Административный Регламент предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Росийской Федерации;

Читайте также:  Инструкция для linux ubuntu

— правила делового этикета;

— правила внутреннего служебного распорядка, порядок работы со служебной информацией, правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты на рабочих местах, а также компьютерную технику с необходимым программным обеспечением и другую оргтехнику, применительно к исполнению своих должностных обязанностей, возможности межведомственного документооборота, общие вопросы в области обеспечения информационной безопасности, навыки работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера, работа с информационно-телекоммуникационными сетями,в том числе сетью Интернет, работа в операционной системе управления электронной почтой, работа в текстовом редакторе, работа с электронными таблицами, работа с системами управления электронными архивами, работа с базами данных.

Источник

Должностная инструкция специалиста отдела записи актов гражданского состояния администрации района

Инструкции к заполнению Политика в России Администрации Должностные инструкции

Должностная инструкция

специалиста отдела записи актов гражданского состояния

администрации района

1. Общие положения

Должность специалиста отдела записи актов гражданского состояния (далее по тексту отдел ЗАГС) администрации района в соответствии с Реестром муниципальных должностей муниципальной службы относится к младшей муниципальной должности.

Прием на должность специалиста отдела ЗАГС администрации района осуществляется на условиях трудового договора заключенного с главой района.

Назначение на должность специалиста и освобождение от должности оформляется постановлением администрации района.

Специалист отдела ЗАГС администрации района в своей деятельности непосредственно подчиняется начальнику отдела ЗАГС администрации района.

На должность специалиста отдела ЗАГС администрации района, назначается лицо, имеющее среднее специальное образование или образование, считающееся равноценным без предъявления требований к стажу работы.

Специалист отдела ЗАГС администрации района должен знать законодательство об актах гражданского состояния, нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в отделе ЗАГС и нормы охраны труда, правила пользования компьютерной и другой организационной техникой в рамках пользователя, уметь работать в системах, деловой этикет, правила внутреннего трудового распорядка.

Специалист отдела ЗАГС администрации района в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, Семейным кодексом РФ, Федеральными законами РФ, правовыми нормативными актами РФ, постановлениями, распоряжениями администрации области и района, Уставом района, Положение об отделе ЗАГС, а также настоящей должностной инструкцией.

Во время отсутствия специалиста (по причине отпуска, болезни пр.) его обязанности исполняет иной специалист, назначенный в установленном порядке.

Специалист отдела ЗАГС администрации района выполняет функции:

2.1.Ведение делопроизводства в отделе ЗАГС администрации района;

2.2.Создание и обеспечение сохранности районного архивного фонда записей актов гражданского состояния.

3. Должностные обязанности

3.1. Ведет прием граждан в отделе ЗАГС администрации района в пределах своей компетенции;

3.2. При регистрации актов гражданского состояния заполняет в двух экземплярах записи актов гражданского состояния всех видов;

3.3. Регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию, поступающую в отдел ЗАГС администрации района;

3.4. Обеспечивает точное и своевременное исполнение запросов;

3.5. Занимается отправкой почтовой корреспонденции;

3.6. По поручению начальника отдела ЗАГС выдает (высылает) повторные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, копии записей актов гражданского состояния, справки о наличии записей, а в случае отсутствия записи акта — извещения об отсутствии записи акта;

3.7. Вносит изменения, исправления в записи актов гражданского состояния, согласно присланных извещений и своевременно направляет их в архив отдела ЗАГС области, по поручению начальника отдела.

3.8. Ведет работу по обеспечению надлежащих условий хранения книг регистрации актов гражданского состояния;

3.9. Соблюдает специальный режим хранения архивного фонда, технические и санитарно-гигиенические условия;

3.10. Систематизирует и располагает книги актов гражданского состояния в хранилище архива по видам записей в хронологическом порядке и согласно описи;

3.11. Осуществляет обработку актовых книг для передачи их в отдел ЗАГС области, согласно Правилам передачи;

3.12. Переплетает и обрабатывает книги регистрации актов гражданского состояния согласно инструктивных требований;

3.13. Постоянно ведет работу по восстановлению неисправимо поврежденных записей;

3.14. Ведет работу по составлению описей книг регистрации актов гражданского состояния, находящихся на хранении в отделе ЗАГС администрации района;

3.15. Участвует в мероприятиях, проводимых администрации района,

3.16. Передает паспорта умерших граждан в Территориальный пункт УФМС России по Тамбовской области в Первомайском районе;

3.17. Передает списки родившихся и умерших в налоговую службу, пенсионный фонд, управление труда и социального развития Тамбовской области, фонд социального страхования, территориальный фонд обязательного медицинского страхования, администрацию района.

3.18. Обеспечивает учет и сохранность вверенных документов;

3.19. Ведет дела согласно утвержденной номенклатуре;

3.20. Исполняет иные поручения начальника отела ЗАГС администрации района.

3.21. Несет ответственность за исполнение требований действующего законодательства в части обеспеченности антитеррористической безопасности.

Специалист отдела ЗАГС администрации района имеет право:

4.1.Знакомиться с документами, определяющими его права обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества работы и условия продвижения по службе, а также условия, необходимые для исполнения им должностных обязанностей;

4.2. Получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения им должностных обязанностей от предприятий, учреждений независимо от форм собственности, принятие

Читайте также:  Fisher paykel airvo 2 инструкция

решений и участие в их подготовке в соответствии с должностной инструкцией;

4.3. Принимать решения и участвовать в их подготовке в соответствии с должностной инструкцией;

4.4. На продвижение по службе с учетом результатов и стажа работы;

4.5. Повышать квалификацию, осуществлять переподготовку (переквалификацию) за счет средств местного бюджета;

4.6. Защищать свои права, социально-экономические и профессиональные интересы в профсоюзе;

4.7. Обращаться в суд или вышестоящие органы для разрешения споров, связанных с выполнением своих обязанностей.

5. Ответственность

Специалист отдела ЗАГС администрации района несет персональную ответственность в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации:

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей;

5.2. За действия или бездействия, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;

5.3. За несвоевременное и неквалифицированное выполнение поручений начальника отдела ЗАГС администрации района, достоверность подготовленных им документов.

5.4. Разглашение сведений, ставших ему известных в связи с исполнением своих должностных обязанностей.

6. Взаимоотношения

Специалист отдела ЗАГС администрации района при исполнении своих должностных обязанностей взаимодействует с:

6.1. Начальниками и специалистами структурных подразделений администрации района;

6.2. С должностными лицами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния в администрациях сельсоветов района;

6.3. Иными организациями и учреждениями по вопросам, входящим в ее компетенцию в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством области.

Источник

Как составить должностную инструкцию и чем она может помочь работодателю

Крайне сложно уволить сотрудника за нарушение трудовых обязанностей, если эти обязанности нигде не прописаны. В этом вопросе работодателю поможет правильная должностная инструкция. О том, как ее составить и с ней работать, рассказала эксперт «Нормы» по вопросам трудового права Ленара ХИКМАТОВА:

– К примеру, ваш продавец-консультант продает один товар в день вместо десяти и, соответственно, не выполняет план продаж. С точки зрения руководства решение об увольнении очевидно, но уволить сотрудника просто так вы не сможете, его защищает законодательство о труде.

В трудовом договоре прописано, что сотрудник должен «консультировать клиентов и реализовывать товар». А, значит, даже одна проданная вещь в день уже дает ему право сохранить за собой рабочее место.

Должностная инструкция – это локальный акт предприятия, в котором кратко изложены основные задачи, требуемые навыки и полномочия для работы в определенной должности. Она нужна, если трудовые обязанности работников не детализированы в других локальных актах (ПВТР, уставах и положениях о дисциплине или др.) или трудовых договорах . Задача инструкции – закрепить:

  • функции работника;
  • его основные права, обязанности и ответственность;
  • квалификационные требования;
  • другие важные условия работы.

Также инструкции помогают распределить работу между сотрудниками с похожими обязанностями. Например, в офисе работают два референта. Чтобы понимать, кто, чем занимается, в одной инструкции пишем «принимает звонки и консультирует посетителей», в другой – «отвечает за входящую и исходящую документацию». Если в офисе потеряется корреспонденция, отвечать за это будет второй референт.

Внимание Сотрудника обязательно нужно ознакомить с должностной инструкцией под роспись. В текст расписки включите слова «С инструкцией ознакомлен(а)», личную подпись, инициалы и фамилию работника, дату ознакомления. Если подписавший инструкцию сотрудник уволился и его должность занимает другой, ознакомьте вновь принятого работника под роспись с имеющейся должностной инструкцией (если функции при этом не меняются).

Должностная инструкция составляется по каждой должности в организации и носит обезличенный характер (см.образец). Законодательно утвержденной формы – нет. Также не определен порядок разработки инструкций, их утверждения и внесения изменений.

Иногда в нормативно-правовых актах указано, кто разрабатывает должностные инструкции в подведомственных организациях. Например, должностные инструкции работников отдела ЗАГС утверждает хокимият района (города), а должностные инструкции работников архива ЗАГС — руководители территориальных управлений Агентства госуслуг при Минюсте .

При написании инструкций примите во внимание:

  • корпоративные документы, в которых отражена стратегия юридического лица, приведены схемы организационных связей, определены полномочия сотрудников и т.д.;
  • типовые формы должностных инструкций, если они есть.

В каждую должностную инструкцию внесите название организации; дату и место составления; гриф утверждения; полное наименование документа.

Включите в текст инструкции общие положения, функции, должностные обязанности, права и ответственность сотрудника. Разберем содержание этих разделов детально.

  • наименование должности по штатному расписанию;
  • принадлежность к структурному подразделению;
  • подчиненность работника;
  • порядок назначения на должность и освобождения от нее;
  • порядок замещения должности в период временного отсутствия работника;
  • квалификационные требования: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт (стаж работы на аналогичной должности);
  • нормативно-правовые, методические и внутренние организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, положение о структурном подразделении, ПВТР и др.), которыми должен руководствоваться работник.

В этом разделе укажите:

  • основные задачи работника;
  • виды работ; *
  • участок работы;
  • особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения отдельных функций, порядок исполнения поручений руководства.

* К примеру, основная задача работника канцелярии – регистрировать документы. Но в разных организациях он может выполнять различные работы в рамках этой задачи. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек и т. д.

Учитывайте принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств;

3. Должностные обязанности

В предыдущем разделе вы перечислили функции работника и виды его работ и отдельных поручений. В этом – установите конкретный порядок их исполнения. Также закрепите здесь этические нормы и требования, которые обязан соблюдать работник.

Читайте также:  Должностные инструкции консультанта педагога

Закрепите полномочия работника, необходимые для выполнения возложенных обязанностей, и порядок их осуществления:

  • доступ работника к определенной информации;
  • порядок получения необходимых в работе данных;
  • принятие решений;
  • визирование определенных документов;
  • контроль оформления документов;
  • контроль работы подчиненных;
  • контроль соблюдения трудовой дисциплины и т.д.

Перечислите формы ответственности работника (дисциплинарная, материальная) за ненадлежащее выполнение обязанностей, причинение ущерба работодателю.

Пишите текст простыми короткими формулировками – без двусмысленного толкования.

Если в организации есть положения об оценке работы персонала, штрафах или премировании, не дублируйте их содержимое в должностных инструкциях. Упомяните лишь, что сотрудник в своей работе руководствуется перечисленными документами.

Глаголы употребляйте в изъявительном наклонении, настоящем времени и третьем лице. Например: «инспектор выполняет», «руководитель отдела организует», «референт составляет» и т.д.

Кто должен писать должностные инструкции

Поручите подготовку инструкций:

1) руководителям структурных подразделений (формулируют должностные обязанности, определяют взаимосвязи и зону ответственности);

2) кадровой службе (систематизирует информацию, полученную от руководителей подразделений, оформляет проект должностной инструкции).

Далее готовые проекты целесообразно согласовать с юридической службой (если она есть) и должностными лицами, курирующими соответствующие направления деятельности компании. Затем их должны подписать руководители подразделений и утвердить директор или его заместитель. И, наконец, последний штрих: если у вас есть печать, заверьте ею готовый документ.

Нужно ли издавать приказ

Издавать приказ об утверждении должностных инструкций необязательно. Достаточно грифа утверждения на самой инструкции – с указанием даты подписания директором или иным уполномоченным должностным лицом.

При необходимости прошейте должностные инструкции и скрепите на обороте подписью директора (иного должностного лица) и печатью организации (при наличии печати).

Корректируйте инструкции при изменении:

  • трудовых функций;
  • названия должности;
  • наименования организации;
  • названия структурного подразделения и т.д.

Все изменения вносятся в том же порядке, что и при принятии самого документа.

Источник

Должностные инструкции

Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.

Функции

ДИ характеризуется этими функциями:

  • Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
  • Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

  • Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
  • Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
  • Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
  • Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
  • Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Формы должностной инструкции

Существует 2 формы должностных инструкций:

  • Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
  • Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.

Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

  • Должность сотрудника.
  • Наименование подразделения.
  • Подчиненность сотрудника.
  • Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
  • Особенности замещения основного сотрудника временным.
  • Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

Задачи

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

  • Соблюдение сроков подготовки документации.
  • Следование правилам взаимодействия в коллективе.
  • Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Права

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

  • Принятие решений в установленных рамках полномочий.
  • Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
  • Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Взаимодействие

Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.

Утверждение

Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.

После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:

  • Отдельный лист под роспись.
  • Специальный журнал.
  • Графа в самой инструкции.

Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.

Источник

Поделиться с друзьями
Adblock
detector