Меню

Для чего нужен должностная инструкция

Для чего нужен должностная инструкция

Model.Article.Title

Все мы очень любим определенность, особенно если речь идет о работе. Занимая вакантную должность в компании, мы прежде всего расчитываем получить четкие и понятные разъяснения относительно будущих обязанностей, прав и возможностей. И это вполне резонно: ни один человек не сможет работать по-настоящему эффективно, не зная, что именно от него требуется и что он за это получит. Поэтому чем четче и подробнее компания опишет свои ожидания от сотрудника, тем лучше будем всем.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.

Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

2. Основные задачи:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

3. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

4. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

5. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Зачем нужна должностная инструкция

Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.

Ведь должностная инструкция — это:

  • основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
  • важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
  • эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
  • документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник



Должностные инструкции

Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.

Функции

ДИ характеризуется этими функциями:

  • Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
  • Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

  • Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
  • Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
  • Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
  • Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
  • Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Формы должностной инструкции

Существует 2 формы должностных инструкций:

  • Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
  • Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.
Читайте также:  Аквариумный нагреватель алеас инструкция

Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

  • Должность сотрудника.
  • Наименование подразделения.
  • Подчиненность сотрудника.
  • Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
  • Особенности замещения основного сотрудника временным.
  • Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

Задачи

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

  • Соблюдение сроков подготовки документации.
  • Следование правилам взаимодействия в коллективе.
  • Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Права

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

  • Принятие решений в установленных рамках полномочий.
  • Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
  • Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Взаимодействие

Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.

Утверждение

Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.

После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:

  • Отдельный лист под роспись.
  • Специальный журнал.
  • Графа в самой инструкции.

Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.

Источник

Работаю без должностных инструкций. Так можно?

Читатель Сергей спрашивает:

У меня пиццерия, и мы не составляем должностные инструкции для сотрудников, а пишем обязанности в договоре. Недавно прочитал, что инструкции нужно иметь. Что мне грозит, если их нет?

Составлять должностные инструкции необязательно

В трудовом законодательстве нет статьи, которая обязывает писать должностные инструкции для сотрудников. Они нужны только госорганам, частным охранникам, врачам и фармацевтам. Все остальные могут работать без инструкций.

В них указывают список задач сотрудников, которые уже есть в трудовом договоре, но инструкции помогут распределить задачи и пригодятся в суде.

Инструкции помогают уволить сотрудника

Должностные инструкции — это не просто перечисление обязанностей сотрудника. Обычно в них пишут:

  • какой опыт, образование, курсы переподготовки должны быть у человека, чтобы работать на этой должности;
  • какие обязанности, объем работы;
  • как отвечает за ошибки в работе или если не соблюдает приказы руководителей.

Поэтому инструкции выручают, если возникает спор между работодателем и сотрудником. Если компания хочет уволить человека за плохую работу, она должна обосновать, что сотрудник не справляется.

Если сотрудник пойдет в суд, инструкция докажет, что человек не соответствовал должности.

В Мещанский суд Москвы обратился бывший сотрудник страховой компании. Он требовал признать увольнение незаконным и выплатить ему зарплату за время вынужденного отсутствия и моральную компенсацию.

Суд в иске отказал. Обосновал решение так: сотрудник не выполнял обязанности, которые были прописаны в должностной инструкции. Поэтому работодатель имел законное право его уволить.

Сотрудник подал апелляцию, но и во второй раз суд был на стороне работодателя.

Еще инструкции помогают распределить работу между сотрудниками с похожими обязанностями.

В офисе работают два секретаря. Чтобы понимать, кто что делает, в одной инструкции пишем «принимает звонки и наливает кофе посетителям»; в другой — «отвечает за документы». Если второй секретарь потеряет документы, выговор сделают ему, а не всем.

Инструкциями могут пользоваться новички на испытательном сроке: они помогут быстрее понять, чем заниматься и к кому обращаться.

Что писать в инструкции

Стандартной формы инструкции нет, поэтому каждый делает как нравится. Роструд советует оформлять инструкцию приложением к трудовому договору или отдельным документом.

Инструкция может выглядеть как угодно, например вот так:

Документ составляют для должности, а не для конкретного человека. Если сотрудник уволится, новый человек сможет работать по той же инструкции.

Обычно документ состоит из четырех разделов:

Источник

Должностная инструкция

Должностная инструкция является локальным актом организации. Поэтому в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса, как любой локальный акт, содержащий нормы трудового права, она должна быть принята работодателем в соответствии с законами и иными нормативными актами, коллективным договором, соглашениями. В ряде случаев при составлении должностной инструкции необходимо учитывать мнение представительного органа работников либо согласовывать с ним ее принятие.

Следует обратить внимание, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями либо принятые без соблюдения предусмотренного Трудовым кодексом порядка учета мнения представительного органа работников, являются недействительными. Соблюдение вышеуказанных правил при составлении должностных инструкций, прежде всего, призвано обеспечить защиту прав работника в организации.

О содержании должностной инструкции в законодательстве упоминается лишь косвенно, в постановлении Минтруда РФ от 9 февраля 2004 г. N9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» говорится, что «квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности». Таким образом, наиболее важными в должностной инструкции являются положения о должностных обязанностях, правах и ответственности работника.

Читайте также:  Ми6 бот для дискорда инструкция

Работодатель по собственному усмотрению также может предусмотреть в должностной инструкции и другие разделы. Так, например, в п. 6 Положения «О порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника, федерального государственного служащего, работника по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ» утвержденного Приказом Госнаркоконтроля РФ от 25 ноября 2003 г. N 235, сказано, что должностная инструкция состоит из разделов: общие положения (место должности, непосредственная подчиненность, наличие и состав подчиненных порядок замещения); должностные обязанности; права; ответственность; общие требования (указывается объем необходимых знаний и навыков) и квалификационные требования (указываются требования, предъявляемые к образованию, стажу и опыту работы).

Как уже было сказано, в соответствии с постановлением Минтруда от 9 февраля 2004 г. N9, основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики. В этом же постановлении раскрывается понятие «квалификационных характеристик» — «Квалификационные характеристики каждой должности состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации».

Раздел «Должностные обязанности» квалификационных характеристик содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность.

Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

Раздел «Требования к квалификации» определяет уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы».

Для правильного и полного перечисления прав и обязанностей работников следует обращаться к Единым тарифно-квалификационным справочникам работ и профессий рабочих (ЕТКС) и к Справочнику должностей руководителей специалистов и служащих.

Что касается формы должностной инструкции, то в данном случае можно применять Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Требования, установленные в данном документе, впредь до вступления в силу соответствующих технических регламентов подлежит обязательному исполнению только в части, обеспечивающей достижение целей законодательства Российской Федерации о техническом регулировании.

Также отметим, должностная инструкция должна быть утверждена руководителем организации, а работник должен с ней лично ознакомиться и оставить отметку об этом (ст.68 Трудового кодекса).

Источник

«Хватит развязывать сотрудникам руки». 5 причин, по которым важно иметь должностные инструкции

«Некоторые собственники воспринимают должностные инструкции для подчиненных как атавизм и считают контракт исчерпывающим документом при оформлении трудовых отношений. Это ошибка», — уверен Андрей Зятьков, юрист, основатель проекта pravohelp.by. О том, как правильно составить должностную инструкцию, положения об отделах и почему это так важно сделать, — читайте в нашем материале.

Андрей Зятьков Магистр юридических наук, руководитель проекта pravohelp.byАндрей Зятьков
Юрист, магистр юридических наук, руководитель проекта pravohelp.by

Если организация при приеме работника в штат не оформляет должностную (рабочую) инструкцию, она допускает ошибку. Отсутствие таких документов в первую очередь негативно влияет на работодателя. Ведь если нет точного перечня функциональных обязанностей работника, его сложно привлечь к какой-либо ответственности в случае их нарушения. Грубо говоря, отсутствие должностной инструкции развязывает сотрудникам руки.

Да, существует Единый квалификационный справочник должностей служащих (ЕКСД), содержащий стандартный перечень их функциональных обязанностей. Но это не отменяет необходимости четкой конкретизации этих обязанностей с учетом специфики компании и ознакомления работника с его обязанностями под подпись.

О том, почему трудового контракта недостаточно и как правильно составить должностную инструкцию, я расскажу далее.

Должностная инструкция

Но давайте по порядку разберем, в чем состоят необходимость и польза продуманной и четко проработанной инструкции для работника не только с точки зрения соблюдения законодательства, но и с точки зрения практической пользы. Здесь можно отметить следующее:

1. Контракт определяет базовые принципы взаимодействия в отношениях между работодателем и работником. А должностная инструкция определяет правовое положение работника в организации, его трудовые функции, права и обязанности, а также предусматривает ответственность за их невыполнение или выполнение в ненадлежащем качестве.

Например, менеджер по продажам по умолчанию должен продавать. У него есть база клиентов, по которой он работает и предоставляет отчеты. Инструкция позволяет определить базовые правила взаимодействия работника и работодателя. Так, четкое определение, что работник ведет клиентов в программе Х, должен совершать минимум Y звонков в неделю и рассылать столько же писем, а отчеты предоставлять непосредственному руководителю раз в месяц, устраняют какое-либо недопонимание работником своих обязанностей. Есть сроки выполнения и определенные объемы работ, и каждый может обратиться к инструкции (положению), чтобы при необходимости разобраться, кто прав, а кто — нет.

Эти простые и четкие правила значительно облегчают взаимодействие работодателя и работника.

Фото с сайта m24.ru

Фото с сайта m24.ru

2. Подробно составленная инструкция поможет создать четкую картину, чем занят конкретный работник, что входит в его компетенции. Это даст вам возможность увидеть, какие функции работников дублируются, какие из них лучше делегировать другим сотрудникам, а какие требуется детализировать.

Например, при подготовке документов в суд на одном предприятии выяснилось, что специалист по работе с клиентами и бухгалтер независимо друг от друга готовят копии документов для юридического отдела. Зачем дублировать функционал, когда специалист может быть ответственным за подготовку документов, а бухгалтер — за своевременную оплату? Это разграничивает ответственность в случае, если при подготовке документов возникли ошибки или дублирование функций.

Нужно четко определить, где именно забуксовал рабочий процесс. Тогда вам будет легче исправить ситуацию.

Читайте также:  Пензитал или панкреатин инструкция

Иначе на практике при дублировании функций сотрудников будет работать принцип «горячей картошки» — перекладывания ответственности друг на друга. Для устранения подобных ошибок в будущем и нужны должностные инструкции.

3. Разграничение ответственности работников. Инструкция позволяет четко определить, кто за что отвечает, и, соответственно, требовать от работников исполнения их обязанностей. В случае какого-либо чрезвычайного происшествия установить виновность конкретного работника, не имея документа с описанием, что именно он обязан делать, кому докладывать и за что нести ответственность, будет крайне сложно.

А должностная инструкция позволит быстро установить виновного и справедливо применить дисциплинарные взыскания.

4. Должностные инструкции помогают создать иерархию. Это особенно важно, если вы создаете компанию с нуля. Сначала выстраивается иерархическая таблица для формирования отделов, потом в инструкции прописывается, кто, кому и в каком порядке подчиняется. Это эффективная система, позволяющая установить рамки субординации и консолидировать сотрудников.

Например, для небольшого производства была разработана такая структура:

Изображение предоставлено автором

Изображение предоставлено автором

Это важно на любом этапе работы. На практике даже в небольшой компании устное подчинение порождает формализм, потому что сотрудники просто не могут понять цепочку взаимодействия. О строгой дисциплине вообще речь не идет. Но четкая структура в организации, позволяет избежать недопонимания и скрытых конфликтов.

Когда условно есть два заместителя директора и они поочередно дают указания сотруднику (а иногда одно указание противоречит другому), это приводит к стагнации рабочего процесса. Кроме того, нарушение иерархии, когда, например, замдиректора в обход главного инженера дает работнику какие-то задания, может привести к конфликтам.

5. В то же время инструкция не может быть исчерпывающим документом. В жизни все гораздо сложнее, чем на бумаге, и всего предусмотреть нельзя. Не зря ведь существует термин «итальянская забастовка».

Итальянская забастовка — форма протеста наряду с забастовкой и саботажем, при которой сотрудники предприятия предельно строго исполняют свои должностные обязанности и правила, ни на шаг не отступая от них и ни на шаг не выходя за их пределы. Иногда итальянскую забастовку называют работой по правилам (от англ. work-to-rule).

Такой метод забастовочной борьбы весьма эффективен, так как работать строго по инструкциям практически невозможно. Вкупе с бюрократическим характером должностных инструкций и невозможностью учесть в них все нюансы производственной деятельности, такая форма протеста приводит к существенному спаду производительности и крупным убыткам для предприятия.

И тем не менее. Инструкция может охватить максимальное количество важнейшего функционала: от выполнения работ в штатном режиме до информирования определенных ответственных лиц в случае ЧП. Ведь иногда они случаются, потом происходит расследование, в ходе которого выясняют, кто что делал, в соответствии с какими документами, кто как отреагировал, кому доложил о ситуации, что предприняло ответственное лицо и т.д.

Кроме того, подписанная работником инструкция повышает его личную ответственность. Подписывая документ, человек берет на себя четкие и понятные обязательства, и сам контролирует их выполнение. Кроме всех перечисленных выше преимуществ создания должностных инструкций, их наличие — это честно и справедливо по отношению к сотруднику. А это ценится любым соискателем работы.

В соответствии со всем сказанным выше, структура должностной инструкции может быть приблизительно такой:

  • Общие положения
  • Квалификационные требования
  • Задачи (функции)
  • Должностные обязанности
  • Права
  • Оценка работы и ответственность.

Фото с сайта kv.by

Фото с сайта kv.by

Положения в организации — это не отписка

Что касается положений в организации, то они важны для выстраивания работы вне должностных инструкций. Они регулируют иные действия сотрудников — от договорной работы до информационной безопасности компании, порядка взаимодействия отделов и т.п.

И речь здесь идет не только о коммерческой тайне, но и о регламенте работы в той же сети Интернет, например, для предотвращения взлома. В таком положении может быть прописано, какие файлы с каким форматом на почте не следует открывать, какие программы использовать для защиты и т.п.

Положения должны быть размещены в открытом доступе для любого работника, чтобы при возникновении сомнений в правильности своих действий он мог обращаться к этому документу как пособию. Особенно важно понимать, что это должна быть не отписка, не шаблонный документ, а документ, подготовленный под реалии компании. Например, положение о договорной работе включает следующие пункты:

  • Общие данные (включая термины договора и понятия, которые будут встречаться в положении), обработка и хранение договоров
  • Подготовка и заключение договора (кем, в какие сроки и каким образом происходит заключение договора, какие пункты должен содержать договор, каким образом проверяют контрагента и т.д.)
  • Регистрация и хранение договоров (кто и каким образом договор регистрирует и где хранит)
  • Контроль за исполнением договора (кто и каким образом контролирует исполнение договора). Здесь уже может быть отсылка к положению о претензионно-исковой работе, которое формирует алгоритм взыскания задолженностей
  • Ответственность сторон (кто и за что отвечает при неисполнении или ненадлежащем исполнении договора).

Положение должно быть не документом для галочки, а рабочим инструментом, к которому можно обращаться за помощью в случае возникновения спорных ситуаций.

В заключение

Как видите, инструкции и положения, которые созданы под нужды конкретной компании, позволяют не только четко выстроить работу предприятия, но и найти слабые места в работе и устранить их.

Главное, составлять их правильно и в соответствии с нормами законодательства, изложенными в следующих документах:

Важно также понимать, что охватить все рабочие моменты «от и до», никакими инструкциями и положениями невозможно. По-настоящему важно и ценно, когда эти документы — не просто формальность или перегруженный обязанностями талмуд, а источник помощи при разрешении сложных вопросов и потенциальных конфликтов.

Именно в этом — главный смысл наличия в компании должностных инструкций и положений.

Источник